Jak zabezpieczyć się przed niepłacącymi klientami i skutecznie reagować na brak zapłaty?

Nie ma nic bardziej frustrującego dla przedsiębiorcy niż sytuacja, w której klient obiecuje płatność, a następnie płatności nie realizuje a komunikacja staje się niemożliwa. Niepłacący klienci stanowią poważne zagrożenie dla stabilności finansowej każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Dlatego też, właściwe zabezpieczenie się przed takimi sytuacjami oraz skuteczne reagowanie na nie są kluczowe dla utrzymania zdrowej płynności finansowej i ochrony interesów firmy.

W artykule tym przyjrzymy się różnym strategiom, które przedsiębiorcy mogą zastosować, aby minimalizować ryzyko związane z niepłacącymi klientami. Skoncentrujemy się zarówno na środkach prewencyjnych, które pomogą uniknąć tego rodzaju problemów na wstępnym etapie współpracy, jak i na skutecznych działaniach naprawczych w przypadku, gdy płatność nie zostanie zrealizowana zgodnie z umową. 

Ponadto, omówimy także znaczenie prowadzenia odpowiedniej analizy ryzyka przed zawarciem nowych umów handlowych oraz budowania solidnych relacji z klientami opartych na wzajemnym zaufaniu i komunikacji.

 

DWIE HISTORIE PRZEDSIĘBIORCÓW, KTÓRE MOGŁY SIĘ NIE WYDARZYĆ

W pierwszej części naszego artykułu skoncentrujemy się na analizie konkretnego przypadku, który ilustruje wyzwania związane z niepłacącymi klientami.

CASE 1

Spółka Nieruchomości na wynajem sp. z o.o. zawarła umowę najmu ze spółką Iksiński sp. z o.o. na okres dwóch lat bez możliwości wypowiedzenia. Po upływie pół roku spółka Iksiński sp. z o.o. przestała płacić czynsz, zaś po 3 kolejnych miesiącach została wykreślona z rejestru KRS. W chwili zawierania umowy spółka Iksiński sp. z o.o. była w już trakcie likwidacji. 

W tej sytuacji wystarczyło sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy, aby dowiedzieć się z niego, że spółka jest w likwidacji.

CASE 2

Jan prowadzący warsztat samochodowy zamówił bramę do garażu u Grzegorza, który także prowadził jdg. Jan zapłacił ponad 50% zaliczki za bramę. Po 3 miesiącach Grzegorz miał wypadek samochodowy i zmarł na miejscu. Brama nie została dostarczona, a działalność gospodarcza przestała istnieć. Po Grzegorzu dziedziczyła żona, która nie wiedziała nic o sprawach firmowych. Jan nie wiedział co ma zrobić, nie miał bramy ani pieniędzy.

W tej sytuacji wystarczyło sprawdzić w CEIDG czy jest ustanowiony zarządca sukcesyjny. Jan wiedziałby wówczas, że nie ma ustanowionego zarządcy i mógł zapytać co się stanie na wypadek takiego zdarzenia. Gdyby Grzegorz ustanowił zarządcę to dana osoba mogłaby dokończyć realizację zamówienia i zamontować bramę także po śmierci Grzegorza. 

To są dwa przykłady z życia wzięte, kiedy wystarczyło zweryfikować kontrahenta.

O tym kim jest zarządca sukcesyjny warto przeczytać w artykule:
Zarząd sukcesyjny, czyli jak bez problemów przekazać firmę następcom

WERYFIKOWANIE KLIENTÓW – DLACZEGO WARTO?

Jak widać na powyższych przykładach weryfikacja kontrahentów to działanie, które może znacząco wpłynąć na stabilność i bezpieczeństwo działalności przedsiębiorstwa. Może uchronić nas przed niekorzystnymi współpracami. Oto kilka powodów, dla których warto podjąć się tego zadania:

1. Zapobieganie ryzyku finansowemu: Weryfikacja kontrahentów pozwala uniknąć potencjalnego ryzyka związanego z nieuczciwymi praktykami handlowymi. Sprawdzenie wiarygodności finansowej kontrahenta może uchronić przedsiębiorstwo przed niezapłaconymi fakturami, opóźnieniami w płatnościach oraz utratą środków finansowych. Weryfikować warto nie tylko na początku współpracy, ale także w jej trakcie. Może się bowiem okazać, że nasz dotychczas rzetelny kontrahent przechodzi aktualnie kryzys a my zamawiając kolejną partię produktów wpłacamy zaliczkę, której nigdy nie odzyskamy.

2. Ochrona przed oszustwami: Nieuczciwi kontrahenci się zdarzają i nie wykluczymy tego zjawiska całkowicie. Weryfikacja pozwala zminimalizować ryzyko wchodzenia w relacje biznesowe z nieuczciwymi podmiotami. Często już podstawowa weryfikacja np. miejsca prowadzenia firmy lub warunków transakcyjnych może uchronić nas przed niekorzystną współpracą. 

3. Zachowanie reputacji firmy: Nawiązanie współpracy z nieprawidłowym kontrahentem może zaszkodzić reputacji przedsiębiorstwa. Załóżmy, że zlecamy podwykonawcy realizację jakiś usług. Ten podwykonawca nie realizuje ich w terminie, przez co my nie jesteśmy w stanie wywiązać się z umowy zawartej z naszym klientem. Nie dość, że możemy stracić pieniądze, jeżeli zapłaciliśmy podwykonawcy chociaż część wynagrodzenia z góry, ponieść kary umowy to w dodatku narażamy się na utratę reputacji rzetelnej i terminowej firmy. Weryfikacja kontrahentów pomaga chronić markę i wizerunek firmy.

4. Zgodność z regulacjami prawnymi: Czy zdajecie sobie sprawę, że jako przedsiębiorcy macie Państwo obowiązek weryfikować kontrahentów. Może się bowiem okazać, że dany kontrahent jest oszustem, który wystawia faktury fikcyjne lub bierze udział w praniu brudnych pieniędzy. W takich sytuacjach powinniście Państwo być w stanie wykazać, że przed nawiązaniem współpracy zweryfikowaliście kontrahenta. Prowadzenie dokładnej weryfikacji pozwala spełnić wymagania prawne oraz uniknąć ewentualnych kar i sankcji.

5. Oszczędność czasu i pieniędzy: Procesy sądowe są długotrwałe i nieefektywne. Zdarza się, że trudno odzyskać pieniądze nawet po wygraniu procesu sądowego. Proces zajmuje dodatkowy czas przedsiębiorcy, czasem także pracowników powoływanych na świadków. Weryfikując kontrahentów jesteście Państwo w stanie części z tych problemów uniknąć i skupić się na rozwoju biznesu. 

Warto poświęcić czas na weryfikację kontrahentów.

 
O tym w jaki sposób możemy samodzielnie weryfikować kontrahentów napisałam najnowszego ebooka. Opisałam w nim bezpłatne metody dostępne dla każdego z poziomu własnego komputera – bezpłatne. Na końcu stworzyłam checklistę. Warto przydzielić takie zadanie jednej osobie, której zajmie to 30 minut do godziny i uniknąć wielu problemów.

Jak się ustrzec przez niezapłaconymi fakturami?

Rozdział trzeci naszego artykułu skupia się na kluczowym zagadnieniu, jakim jest zabezpieczenie przed ryzykiem związanym z niezapłaconymi fakturami. W niniejszym rozdziale przyjrzymy się różnym strategiom i praktykom, które przedsiębiorcy mogą wdrożyć, aby chronić się przed niezapłaconymi fakturami. Jakie działania warto podjąć?

1. Dokładnie sprawdźcie klienta przed podjęciem współpracy: Przeprowadźcie dogłębną weryfikację potencjalnego klienta lub kontrahenta, włączając w to sprawdzenie opinii, informacji o firmie, rejestrów takich jak Krajowy Rejestr Sądowy lub CEiDG. Unikajcie współpracy z firmami lub osobami, które mają negatywną reputację, ich biznes jest niepewny lub mają niezabezpieczone firmy. Jak sprawdzać kontrahentów – o tym warto przeczytać więcej w ebooku.

2. Przygotujcie Państwo dokumenty: Warto zawrzeć umowę, mieć potwierdzone wszelkie ustalenia, dowody na wykonanie usług lub dostarczenie produktów. W umowie warto zastrzec np. zadatek lub możliwość odstąpienia od umowy. Często to na tym etapie jest najwięcej błędów, które utrudniają później dochodzenie zapłaty w sądzie.

3. Monitorujcie płatności: W przypadku opóźnień w płatnościach, wysyłanie maili i telefonowanie do dłużników staje się niezbędnym krokiem. W mailach należy jasno i uprzejmie przypomnieć o zaległej płatności, podać szczegóły dotyczące faktury oraz terminu spłaty. Telefonowanie do dłużników może być skutecznym sposobem na szybsze uzyskanie odpowiedzi i wyjaśnień odnośnie zaległości. W trakcie rozmowy należy być uprzejmym ale jednocześnie stanowczym, wyrażając potrzebę uregulowania zadłużenia oraz ustalając klarowne plany spłaty.

4. Skorzystajcie z wezwania do zapłaty: Kiedy maile i telefony nie odnoszą rezultatu, wyślijcie Państwo formalne wezwanie do zapłaty do klientów, którzy opóźniają płatności. Upewnijcie się, że upomnienia te zawierają dokładne informacje dotyczące zaległych płatności, terminów, danych do przelewu oraz ewentualnych konsekwencji w przypadku braku spłaty.

Znajdziecie Państwo u nas wzór wezwania do zapłaty, który pomoże obliczyć rekompensatę i odsetki w przypadku transakcji handlowych między przedsiębiorcami.

5. Skorzystajcie Państwo z usług specjalistycznej firmy windykacyjnej: Takie podmioty, które pomagają w odzyskaniu zaległych płatności sprawdzą się w przypadku bezspornych faktur. Jeżeli roszczenie jest bardziej skompilowane to windykacja może być trudniejsza. Doświadczeni specjaliści w dziedzinie windykacji mogą przyspieszyć proces odzyskiwania długów i zminimalizować straty finansowe dla firmy.

6. Nie zwlekajcie Państwo z działaniami prawnymi: Jeśli upomnienia, telefony i wezwania nie przynoszą rezultatów, nie warto zwlekać z podjęciem dalszych kroków prawnych. Im szybciej podejmiecie Państwo działania, tym większa szansa na odzyskanie zaległych płatności. W tej grze kto pierwszy ten lepszy. Często już samo wezwanie do zapłaty wysłane przez kancelarię przyśpiesza płatność. Kontrahent widzi bowiem, że traktujecie Państwo sprawę poważnie i zamierzacie skierować ja do sądu, jeżeli nie dokona płatności.

Podsumowanie

Na łamach tego artykułu rozwialiśmy kwestię niepłacących klientów i przedstawiliśmy praktyczne sposoby radzenia sobie z tym problemem. Zrozumieliśmy, że zalegające płatności mogą mocno namieszać w finansach firmy, dlatego warto mieć przygotowany plan działania.

Przeanalizowaliśmy różne sposoby zapobiegania takim sytuacjom, od sprawdzania klientów po jasne ustalanie warunków płatności. Nie zapomnieliśmy także o tym, jak ważne jest budowanie dobrych relacji z klientami oraz skuteczne monitorowanie płatności.

Warto też mieć na uwadze strategie działania w przypadku zaległości płatniczych, np. aktywną windykację czy wsparcie z zewnątrz. Kluczem jest szybka reakcja i konsekwentne podejmowanie działań.

Wierzymy, że przedstawione tu wskazówki i pomysły pomogą przedsiębiorcom uniknąć kłopotów z niepłacącymi klientami i utrzymać płynność finansową firmy. Dzięki odpowiednim środkom prewencyjnym i szybkiemu działaniu w razie problemów, będą mogli skupić się na rozwijaniu swojego biznesu bez zbędnych przeszkód.

Masz pytanie prawne dotyczące prowadzenia firmy?

Skorzystaj z konsultacji z prawnikiem za free!

O autorce

Magdalena Biedrzycka

Założycielka BiznesTeki, Adwokat Biznesu

Misją Magdy jest zwiększanie świadomości prawnej przedsiębiorców. Od lat wspiera swoją wiedzą, doświadczeniem i pomysłowością przedsiębiorców w zakresie umów, spółek (w szczególności sp. z o.o.) prowadzi procesy sądowe, doradza menadżerom, członkom zarządu i właścicielom firm.

Zapisz się na newsletter BIZNESTEKI dla Spółek z o.o.

Będziesz otrzymywać (w każdą niedzielę o 9:00) powiadomienia o szkoleniach organizowanych przez Biznestekę dla Spółek z o.o., a także rabaty przewidziane wyłącznie dla zapisanych. Teraz już nic Cię nie ominie!

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!