Czy można zawrzeć umowę przez internet?

W dobie cyfryzacji i powszechnego dostępu do internetu, coraz więcej aspektów naszego życia przenosi się do przestrzeni wirtualnej. Zakupy online, e-learning, a nawet załatwianie spraw urzędowych – to tylko niektóre z działań, które stały się codziennością. Wraz z rozwojem technologii pojawiła się także możliwość zawierania umów przez internet. Czy jednak taka forma jest prawnie wiążąca? Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby umowa zawarta online miała moc prawną? W niniejszym artykule przyjrzymy się różnym aspektom związanym z zawieraniem umów przez internet, w tym wymogom prawnym, rodzajom umów, które mogą być zawierane w ten sposób, oraz potencjalnym zagrożeniom i korzyściom związanym z takimi praktykami.

Zawarcie umowy online: Wszystko, co musisz wiedzieć

Z pewnością zawieranie umowy przez smsa lub wiadomość prywatną na Facebooku jeszcze kilkanaście lat temu mogło wydawać się nieco kontrowersyjne. Dziś, w dobie dynamicznie rozwijającej się technologii informatycznej umowy zawierane przez Internet nie są niczym nowym. Prawo polskie od 2016 roku przewiduje możliwość zawarcia umowy w formie dokumentowej.

Zgodnie z art. 77 (2) kodeksu cywilnego forma dokumentowa to złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w taki sposób który umożliwi ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokument w rozumieniu powyższego przepisu należy rozumieć szeroko, czyli jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Takie zdefiniowanie dokumentu pozwala na pójście do przodu wraz z rozwojem technologicznym i zawieranie umów nie tylko na kartce papieru, ale również w formie nagrania, na różnego rodzaju mediach społecznościowych, czy poprzez e-mail lub sms.

Umowa zawarta w formie dokumentowej jest ważna i skuteczna, można dochodzić praw w sądzie – należy jednak zadbać o to, aby spełnić wymogi formy dokumentowej.

Jak zabezpieczyć się przy zawieraniu umowy przez internet?

Zawieranie umów przez Internet może być bezpieczne, ale wymaga zachowania pewnych środków ostrożności. Oto kilka wskazówek, które warto mieć na uwadze:

  1. Zweryfikuj kontrahenta: Upewnij się, że zawierasz umowę z wiarygodnym podmiotem.  O tym jak zweryfikować kontrahenta przeczytasz tutaj.
  2. Korzystaj z bezpiecznych stron i serwisów: Wybieraj renomowane platformy i serwisy do zawierania umów online. Upewnij się, że strona, na której dokonujesz transakcji, jest zabezpieczona protokołem HTTPS.
  3. Zapoznaj się z treścią umowy: Przeczytaj dokładnie treść umowy przed jej zawarciem. Upewnij się, że rozumiesz wszystkie zapisy i warunki.
  4. Kwalifikowany podpis elektroniczny: Jeśli umowa wymaga podpisu własnoręcznego lub elektronicznego, użyj kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pamiętaj o tym zawierając umowę o przeniesienie praw autorskich, inaczej przeniesienie praw będzie  nieważne.
  5. Przechowuj kopie umów: Zachowaj kopie zawartych umów. Możesz je przechowywać w formie elektronicznej lub wydrukować.

Pamiętaj, że umowy zawierane przez Internet są coraz bardziej popularne, ale zawsze warto zachować ostrożność i stosować się do powyższych zasad.

 

Jak zawrzeć umowę przez internet, która będzie wiarygodna w sądzie?

Decydując się na zawarcie umowy w formie dokumentowej w pierwszej kolejności powinieneś zwrócić uwagę na rodzaj umowy jaka będzie zawierana, bowiem niektóre z umów będą wymagały formy szczególnej, np. formy aktu notarialnego, co oznacza, że takiej umowy nie zawrzesz przez internet. Więcej na temat form zawarcia umowy przeczytasz w poprzednim wpisie – 7 sposobów jak możesz zawrzeć umowę. Po zbadaniu rodzaju umowy oraz warunków co do jej formy, musisz pamiętać o tym, aby zachować stawiane przez ustawodawcę wymagania:

1. Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie

Zawierając umowę musisz wiedzieć z kim ją zawierasz, to oczywiste. Nie każdy podaje jednak pełne dane na profilu IG lub FB, maile może brzmieć buziaczek@op.pl a w smsie dana osoba się nie podpisze. Unikaj sytuacji, w której będziesz musiał ustalić kto zawarł z Tobą umowę po jej wykonaniu.

Powinieneś zatem znać przynajmniej imię nazwisko, pesel i adres osoby fizycznej lub nazwę firmy, adres, NIP, KRS spółki.

2. Złożenie oświadczenia woli

To potwierdzenie ustalonych warunków – np. umówiliśmy się, że przeprowadzę godzinną konsultację online w dniu 27.04.2021 r. za cenę 10 zł płatność w terminie 7 dni.

Oświadczenie to powinno obejmować najważniejsze elementy umowy, które wymaga ustawodawca do skutecznego jej zawarcia.

3. Postać dokumentu tj. nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z treścią oświadczenia.

Może to być sms, wiadomość mailowa, nagranie audio, faksymile, zeskanowana umowa z podpisem, wideo lub inne.

W dobie ogromnej cyfryzacji najczęściej umowy zawierane są mailowo, bądź przez komunikatory społecznościowe. W tym przypadku łatwo zapomnieć o zabezpieczeniu swoich interesów. Często wymieniamy kilka wiadomości z kontrahentem, w których ustalanymi warunki współpracy. Czy zwracamy jednak uwagę na przede wszystkim identyfikacje drugiej strony? Wydaje się, że niestety nie do końca. Mimo wszystko darzymy siebie dozą zaufania, ale czy zawsze jest to opłacalne?

Niestety nie.

Może się bowiem okazać, że mimo wielu wymienianych wiadomości kontrahent nagle znika z mediów społecznościowych, usuwa maila.

I co wtedy?

Dla uniknięcia takich sytuacji, warto pamiętać o zapewnieniu sobie jak najszerszej ochrony. Jeżeli decydujemy się na zawarcie umowy np. mailowo to pamiętajmy o tym, aby zbadać czy kontrahent podpisuje maile swoim imieniem i nazwiskiem, czy podaje inne swoje dane np. NIP, czy miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Czemu jest to tak ważne?

Przede wszystkim dlatego, że wymogiem przy formie dokumentowej jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie woli. Najlepiej zatem, aby druga osoba została określona przynajmniej imieniem i nazwiskiem. W innym wypadku, kiedy druga strona posługuje się jedynie imieniem i do tego mailem buziaczek@op.pl, niestety nie będziesz mógł ustalić szybko konkretnych danych osoby gdyby np. doszło do nienależytego wykonania umowy i chciałbyś złożyć pozew do sądu.

Jeżeli zadbamy już o skonkretyzowanie danych naszego kontrahenta to musimy również pamiętać o koniecznych elementach danej umowy, czyli tzw. essentialia negotii.

Przede wszystkim jest to określenie warunków umowy, przedmiotu umowy, ceny, terminu realizacji i terminu zapłaty.

Czy umowa zawarta przez smsa będzie ważna?

Oczywiście, że tak. Ustawodawca w przypadku formy dokumentowej daje dużą dowolność. Jednak, pamiętać należy o tych rodzajach umów, które wymagają zachowania formy szczególnej. Dlaczego? Jeśli chcielibyśmy zawrzeć umowę sprzedaży nieruchomości to zawarcie jej poprzez wymianę maili będzie nieważne, a zatem nie dojdzie do skutecznego przeniesienia własności nieruchomości.

Ważne !

Pamiętaj, aby zapisać tekst zawartej umowy na własnym nośniku danych – najlepiej stwórz oddzielny folder na dysku – UMOWY.

Zapisz smsa, maila, wiadomość, nagranie, skan umowy, aby nie musieć ich później szukać i mieć pewność, że w odpowiednim momencie będą dostępne.

Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której np. przez przypadek usuniesz wiadomości, które przecież są dowodem zawarcia umowy.

Jakich umów nie można zawrzeć przez internet?

Ważne jest, aby wiedzieć, że większość umów może być zawarta przez internet, ale istnieją pewne wyjątki. Oto kilka rodzajów umów, które nie można skutecznie zawrzeć online:

  1. Umowa sprzedaży nieruchomości: Zawarcie umowy dotyczącej przeniesienia własności nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego. Dlatego umowa sprzedaży nieruchomości nie może być zawarta przez internet.

  2. Umowa przeniesienia praw autorskich: Jeśli chodzi o przeniesienie praw autorskich, również wymagana jest forma pisemna. Umowa o przeniesienie praw autorskich lub umowa licencji wyłącznej nie może być zawarta drogą elektroniczną.

Warto pamiętać, że inne umowy mogą być skutecznie zawarte przez internet, o ile nie ma przeciwwskazań wynikających z przepisów prawa. Przykłady to umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy najmu, czy umowy sprzedaży produktów i usług.

podsumowanie

Zawarcie umowy przez internet to wygodne i coraz częściej stosowane rozwiązanie w dzisiejszym cyfrowym świecie. Aby taka umowa była prawnie wiążąca i łatwa do udowodnienia w sądzie, należy przestrzegać kilku kluczowych zasad. Przede wszystkim, obie strony muszą wyrazić jednoznaczną zgodę na zawarcie umowy, najlepiej poprzez zastosowanie podpisu elektronicznego lub innych form potwierdzenia tożsamości. Ważne jest także, aby umowa była szczegółowo i jasno sformułowana, zawierając wszystkie niezbędne elementy, takie jak określenie stron, przedmiot umowy oraz warunki jej realizacji. Potrzebujesz pomocy w stworzeniu dobrej umowy? Zleć napisanie umowy naszym ekspertom.

Zadbaj o bezpieczeństwo swoich danych, korzystając z zaufanych platform i bezpiecznych połączeń internetowych. Pamiętaj również o przechowywaniu kopii umowy i wszelkich komunikacji związanej z jej zawarciem.

Dzięki przestrzeganiu tych zasad, zawieranie umów przez internet może być nie tylko wygodne, ale także bezpieczne i prawnie skuteczne. Pozwoli to uniknąć potencjalnych problemów i zapewni, że w razie potrzeby, umowa będzie miała moc dowodową w sądzie.

 

O autorce

Magdalena Biedrzycka

Założycielka BiznesTeki, Adwokat Biznesu

Misją Magdy jest zwiększanie świadomości prawnej przedsiębiorców. Od lat wspiera swoją wiedzą, doświadczeniem i pomysłowością przedsiębiorców w zakresie umów, spółek (w szczególności sp. z o.o.) prowadzi procesy sądowe, doradza menadżerom, członkom zarządu i właścicielom firm.

Zapisz się na Biznesletter

Będziesz otrzymywać (w każdą niedzielę o 9:00) merytoryczne treści dotyczące prawa i podatków w biznesie a także rabaty przewidziane wyłącznie dla zapisanych. Teraz już nic Cię nie ominie!

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!