Uważaj, z kim zakładasz spółkę! Rola wspólników w spółce z o.o.

Uważaj, z kim zakładasz spółkę! Rola wspólników w spółce z o.o.

artykuł aktualny na 2024

Kim jest wspólnik i kto może zostać wspólnikiem w spółce z o.o.?

Wspólnikiem, najogólniej rzecz ujmując, jest podmiot posiadający udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Może nim zostać osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Osoba fizyczna powinna jedynie posiadać zdolność prawną (obowiązek posiadania nieograniczonej zdolności do czynności prawnych jest zarezerwowany dla członków organów spółki: zarządu, rady nadzorczej/komisji rewizyjnej oraz dla likwidatorów i prokurentów ze względu na ich funkcje zarządcze i odpowiedzialność za działania spółki), co oznacza, że wspólnikiem spółki może być także osoba nieletnia i osoba częściowo lub całkowicie ubezwłasnowolniona (w imieniu takich osób działa ich opiekun, kurator lub przedstawiciel ustawowy). Na takich samych zasadach jak obywatele polscy, uczestniczyć w spółce z o.o. mogą obcokrajowcy posiadający miejsce pobytu w Unii Europejskiej lub Europejskich Obszarze Gospodarczym, a także osoby, które uzyskały prawo do pobytu w Polsce (np. na podstawie zezwolenia na pobyt, statusu uchodźcy czy posiadający Kartę Polaka).

Wspólnikiem w spółce z o.o. nie może być natomiast osoba, wobec której prawomocnie orzeczono zakaz prowadzenia określonej działalności gospodarczej (nie oznacza to, że skazany nie może nabywać udziałów w spółce z o.o., której działalność nie jest objęta takim zakazem (!)).

Wśród osób prawnych należy przede wszystkim wymienić inne spółki prawa handlowego (osobowe i kapitałowe), spółki zagraniczne, ale także fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, spółdzielnie, partie polityczne i inne podmioty, którym przepisy przyznają zdolność prawną. Kodeks spółek handlowych wyróżnia natomiast  jeden zakaz wobec osoby prawnej, mianowicie utworzyć jednoosobowej spółki z o.o. nie może inna jednoosobowa spółka z o.o. (zgodnie z brzmieniem art. 151 §2 k.s.h. natomiast, nic nie stoi na przeszkodzie, by jednoosobowa spółka z o.o. nabyła udziały w innej jednoosobowej spółce z o.o. na dalszym etapie).

Co to jest księga udziałów?

Księga udziałów jest dokumentem wewnętrznym spółki z o.o., którego zadaniem jest przechowywanie wykazu wspólników, podstawowych informacji o nich, takich jak imię i nazwisko (firma), siedziba, adres do doręczeń (w tym adres do doręczeń elektronicznych) oraz liczba i wartość nominalna udziałów, posiadana przez każdego wspólnika. Ponadto, księga udziałów powinna zawierać informacje odnośnie ustanowienia zastawu lub użytkowania na udziałach oraz prawa do wykonywania głosu z tym związane. Księga udziałów jest prowadzona przez zarząd, a każdy ze wspólników ma prawo do wglądu do niej w każdym czasie.

Ważne! Poza księgą udziałów, w spółkach z o.o. funkcjonują dwa dodatkowe dokumenty dotyczące wspólników – lista wspólników oraz lista osób uprawnionych do powołania zarządu. Oba te dokumenty stanowią część dokumentacji rejestrowej spółki i podlegają każdorazowo, w przypadku zmiany informacji zawartych w tych dokumentach, aktualizacji i zgłoszeniu do KRS.

Jakie ma uprawnienia wspólnik spółki z o.o.?

Mimo braku odpowiedzialności za działanie spółki, wspólnik spółki sp. z o.o. (o ile jego uprawnienia nie zostały w żaden sposób ograniczone) posiada rozległe uprawnienia kontrolne, decyzyjne i partycypacyjne. Wspólnik, tworząc samodzielnie bądź z innymi wspólnikami organ zwany Zgromadzeniem Wspólników, ma realny wpływ na politykę spółki i jest w stanie podejmować ważne decyzje biznesowe.

Dysponowanie udziałami

Podstawowym uprawnieniem wspólnika jest prawo do zarządzania własnymi udziałami poprzez ich zbywanie czy zastawianie (umowa spółki może warunkować to prawo wcześniejszym uzyskaniem zgody spółki). Wspólnicy mają też pierwszeństwo nabycia udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym, o ile umowa spółki lub uchwała o podwyższeniu nie stanowią inaczej.

Uprawnienia decyzyjne

Wspólnicy spółki z o.o. ustalają treść umowy spółki, która zawiera podstawowe i najważniejsze zasady funkcjonowania spółki i jej organów (m.in. mogą sobie nadać szerokie uprawnienia, bądź też je ograniczyć względem tych nadanych im przez kodeks spółek handlowych). Podstawowym narzędziem decyzyjnym wspólników są uchwały podejmowane przez nich na zgromadzeniach zwyczajnych lub nadzwyczajnych. Uchwałą wspólników przede wszystkim powoływany jest zarząd, który następnie tworzy organ zarządzający i reprezentacyjny spółki z o.o. Katalog spraw, będących przedmiotem uchwał wspólników jest nieograniczony, a prawo do decydowania w określonych sytuacjach najczęściej nadają sobie sami wspólnicy w umowie spółki.

Udział w zysku

Kolejnym ważnym uprawnieniem wspólnika jest prawo do uczestniczenia w zysku spółki, wykazanym w sprawozdaniu finansowym sporządzanym na koniec każdego roku obrotowego, czyli do tzw. dywidendy. Dywidenda jest wypłacana każdemu wspólnikowi, co do zasady, w stosunku do jego udziałów, a uprawniony do dywidendy jest każdy wspólnik na dzień odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zarząd, o ile umowa spółki na to zezwala, może również wypłacać zaliczki na poczet przyszłej dywidendy, jeżeli sytuacja finansowa spółki na to pozwala.

Sprawowanie kontroli

Uprawnienia kontrolne wspólnika można rozpatrywać dwojako:

• wobec zarządu: może on żądać informacji od zarządu, przeglądać księgi i dokumenty spółki w każdy czasie, w przypadku bierności zarządu wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego mogą zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, a na koniec każdego roku obrotowego w ramach zwyczajnego zgromadzenia wspólników wspólnik udziela członkom zarządu absolutorium z wykonanych przez nich zadań.
• wobec spółki i wspólników: wspólnik w pewnych przypadkach jest uprawniony do wytoczenia powództwa przeciwko spółce o uchylenie uchwały wspólników, może żądać rozwiązania spółki przez sąd, ale może również wytoczyć powództwo o naprawienie szkody wyrządzonej spółce.

Czy wspólnik w spółce z o.o. ponosi odpowiedzialność?

Zgodnie z art. 151 §4 k.s.h., wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają za jej zobowiązania. Od tej reguły istnieje jednak kilka wyjątków. Jeżeli przed zarejestrowaniem spółki z o.o. w KRS (kiedy spółka jest w organizacji), wspólnik zaciąga w imieniu spółki zobowiązania, ponosi za nie nieograniczoną odpowiedzialność solidarnie ze spółką. Natomiast jeżeli za spółkę z o.o. w organizacji działa inny podmiot niż wspólnik, odpowiada on solidarnie z tym podmiotem do wysokości niewniesionego wkładu. Warto zatem, zakładając spółkę z o.o., nie zwlekać z wniesieniem wkładu na pokrycie udziałów.

Kolejna sytuacja, w której wspólnik ponosi odpowiedzialność dotyczy niezgodnej ze stanem faktycznym wartości aportu. Będzie to miało zastosowanie w dwóch przypadkach:

• wkład niepieniężny wniesiony przez wspólnika jest obarczony wadami (np. rzecz jest uszkodzona lub ciążą na niej prawa osób trzecich, uniemożliwiające lub utrudniające korzystanie z niej). W takiej sytuacji wspólnik zobowiązany jest wyrównać różnicę między wartością aportu przyjętą w umowie spółki a jego realną wartością zbywczą;
• wartość aportu została znacznie zawyżona w stosunku do wartości wskazanej w umowie spółki. W tym przypadku odpowiedzialność ponosi wspólnik solidarnie z członkiem zarządu, który wiedząc o tym, zgłosił spółkę do rejestru (są oni zobowiązani wyrównać spółce brakującą wartość).

Wspólnik zbywający udział, jego część lub jego część ułamkową ponosi odpowiedzialność wobec spółki solidarnie z nabywcą za niespełnione świadczenia związane z tym udziałem należne spółce. Spółka może zgłosić swoje roszczenie wobec zbywcy i nabywcy w ciągu trzech lat od momentu, kiedy zgłoszono jej fakt zbycia udziału.

Uwaga! W jednoosobowej spółce z o.o., to jest takiej, gdzie jedyny członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem, granice odpowiedzialności są zatarte. W takiej sytuacji, mimo formalnej rozbieżności w odpowiedzialności wspólnika i członka zarządu, wspólnik będzie odpowiadał całym swoim majątkiem.  

Czy wspólnik może prowadzić działalność konkurencyjną?

Kodeks spółek handlowych nie nakłada na wspólnika żadnych ograniczeń odnośnie prowadzenia konkurencyjnej działalności wobec spółki, może to zostać uregulowane w umowie spółki z o.o. Warto jednak pamiętać, że w jednoosobowych spółkach z o.o. rola wspólnika i członka zarządu łączy się w jednej osobie, a z kolei członek zarządu może prowadzić działalność konkurencyjną wobec spółki, w tym uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej, jedynie po wcześniejszym uzyskaniu zgody spółki.

Czy wspólnik w spółce z o.o. musi coś robić? Jakie ma obowiązki wspólnik spółki z o.o.?

Ogólna zasada jest taka, że wspólnicy ustalają swoje obowiązki wobec spółki według swojego uznania i potrzeb w umowie spółki, np. mogą się zobowiązać do dopłat lub określonego rodzaju świadczeń niepieniężnych na rzecz spółki. Natomiast kodeks spółek handlowych wymienia kilka obowiązków, które muszą być spełnione niezależnie od postanowień umowy spółki.

Najbardziej podstawowy z nich to wniesienie wkładu na pokrycie udziałów obejmowanych w kapitale zakładowym (gotówką lub aportem w minimalnej wysokości 5 000,00 zł). Jako członek Zgromadzenia Wspólników, każdy wspólnik jest obowiązany po zakończeniu każdego roku obrotowego wziąć udział w Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, na którym podejmuje decyzje enumeratywnie wymienione w k.s.h.:

– zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności;

– rozdysponowanie zysku, bądź pokrycie straty za ubiegły rok obrotowy;

– udzielenie absolutorium członkom zarządu/rady nadzorczej/komisji rewizyjnej.

Wśród innych ustawowych obowiązków wspólnika należy wymienić obowiązek podjęcia decyzji o dalszych losach spółki w przypadku określonym w art. 233 k.s.h. oraz powstrzymanie się od głosowania w sprawie dotyczącej jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu (art. 244 k.s.h.).

Czy wspólnik może mieć jakieś szczególne przywileje?

Może, o ile jest to unormowane w umowie spółki. Przywileje mogą być związane z udziałem (co oznacza, że będzie je posiadał każdy właściciel określonego udziału lub udziałów) lub z osobą wspólnika (tj. będę należne konkretnej osobie). Katalog przywilejów możliwych do przyznania wspólnikowi jest otwarty i zależy jedynie od kreatywności i uznania wspólników. Kodeks spółek handlowych wymienia kilka możliwych sposobów uprzywilejowania udziałów i wprowadza również w tym zakresie pewne ograniczenia:

• uprzywilejowanie do co głosu – zasadniczo, na jeden udział przypada jeden głos podczas głosowania na zgromadzeniu wspólników (lub jeden głos na każde 10 zł w przypadku udziałów nierównych). Umowa spółki może jednak przyznać wspólnikowi więcej niż jeden głos na jeden udział, nie więcej jednak niż 3 głosy.
• uprzywilejowanie co do dywidendy – jak wspomniano wyżej, dywidenda jest wypłacana proporcjonalnie w stosunku do posiadanych udziałów. Umowa spółki może jednak przyznać wspólnikowi dywidendę, która przewyższa nie więcej niż o połowę dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym. Uprzywilejowanie co do wysokości nie wiąże się z kolei z pierwszeństwem zaspokojenia.
• uprzywilejowanie co do uczestnictwa w podziale majątku przy likwidacji spółki – w tym przypadku zasadą jest proporcjonalny względem posiadanych udziałów podział majątku pozostałego po likwidacji. Umowa spółki może jednak nadawać przywileje, m.in. co do pierwszeństwa zaspokojenia z majątku, wysokości kwot czy zwrotu należności za wniesiony aport.

Wśród innych często pojawiających się szczególnych przywilejów nadanych wspólnikom można wymienić prawo do powołania jednego lub większej liczby członków organów spółki, prawo pierwszeństwa nabycia sprzedawanych udziałów w spółce lub prawo do wskazania nabywcy, brak wyłączenia dziedziczenia w przypadku wskazania takiego wyłączenia wśród pozostałych wspólników, lub coraz częściej pojawiające się w umowach polskich spółek z o.o. klauzule drag along (prawo wymuszenia sprzedaży udziałów) i tag along (prawo do żądania złożenia oferty sprzedaży udziałów pozostałym wspólnikom).

Czy wspólnik może mieć pełnomocnika?

Może. Przepisy prawa nie wskazują czynności wymagających od wspólnika osobistego działania. Jedyne ograniczenie w tym zakresie dotyczy formy udzielenia pełnomocnictwa, zgodnie bowiem z art. 99 Kodeksu cywilnego, „jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie”. Oznacza to, że do czynności podejmowanej w formie aktu notarialnego (np. czynność objęcia udziałów) pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie aktu notarialnego, a do czynności podejmowanej w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (np. do zawarcia umowy sprzedaży udziałów) pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej z podpisem lub podpisami notarialnie poświadczonymi (bądź w formie aktu notarialnego, gdyż wyższa forma czynności niż wymagana nie powoduje nieważności tej czynności). W większości przypadków wystarczające będzie udzielenie pełnomocnictwa w formie pisemnej. 

Pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników

Kodeks spółek handlowych zezwala wspólnikom na wzięcie udziału w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika, o ile:

– pełnomocnictwo jest udzielone na piśmie (należy je również dołączyć do protokołu);

– umowa spółki nie ogranicza takiej możliwości;

– pełnomocnikiem nie jest członek zarządu lub pracownik spółki.

Pełnomocnik wspólnika może działać na podstawie pełnomocnictwa ogólnego, bądź pełnomocnictwa szczegółowego, które np. nakazuje mu głosować w określony sposób w konkretnej sprawie.

Ważne! Kodeks spółek handlowych zakazuje wspólnikowi, w tym przez pełnomocnika, głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu.

Uwaga! na art. 108 k.c. – zgodnie z jego brzmieniem, pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Jeżeli zatem wspólnik planuje dokonać czynności prawnej przez z inną osobą, reprezentowaną przez tego samego pełnomocnika, treść pełnomocnictwa powinna wyraźnie na to zezwalać.

Podsumowanie

Mimo ogólnego przekonania, że wspólnik niejako stoi z boku, a jego rola ogranicza się jedynie do finansowania spółki z o.o. i pobierania zysków przez nią wypracowanych, ma on rozległe prawa i obowiązki wobec spółki i jej organów. Uświadomienie sobie tych praw i obowiązków, jak również zbudowanie i unormowanie właściwych relacji między wspólnikami może się okazać kluczowe dla bezpieczeństwa oraz skutecznego prowadzenia biznesu jak dla wspólnika, tak i dla samej spółki.

Poruszanie się po gąszczu często nieprecyzyjnych lub sprzecznych przepisów regulujących zasady uczestniczenia wspólnika w życiu spółki nie jest łatwe, dlatego chętnie wesprzemy Państwa w prawidłowym i bezpiecznym ukształtowaniu swojej roli jako wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w umowie spółki lub innym dokumencie wewnętrznym, a także podpowiemy jak skutecznie uczestniczyć w zgromadzeniach i podejmować wiążące decyzje.

Zapraszamy do kontaktu.