Jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty?

Ile razy zdarzyło Ci się, ze klient nie zapłacił za fakturę? Czekałeś dzień, tydzień, miesiąc i nic. Takie sytuacje zdarzają się praktycznie w każdym biznesie.

To nie znaczy, że masz się poddawać.

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się od czego zacząć windykację, dlaczego zwykłe wezwanie do zapłaty pobrane z Internetu bywa nieskuteczne i jak powinno być przygotowane skuteczne wezwanie do zapłaty, żeby zwiększało Twoją szansę na odzyskanie pieniędzy.

artykuł aktualny na 2024

Od czego zacząć windykację w przypadku niezapłaconej faktury?

Jeżeli już zdarzy Ci się, że kontrahent nie zapłacił za fakturę, to zacznij od tzw. windykacji miękkiej.

Może Twój kontrahent zapomniał zapłacić lub ma chwilowe problemy finansowe związane z brakiem zapłaty za jego faktury przez innych kontrahentów.

Spróbuj porozmawiać z kontrahentem i ustalić jaka jest przyczyna opóźnienia. Wysłuchaj go, może to nie jest kwestia złej woli i uda wam się znaleźć wspólne rozwiązanie.

Może jesteś w stanie rozłożyć płatność na raty, zaproponować barter lub inne satysfakcjonujące rozwiązanie. Otwórz się na różne możliwości.

Jeżeli to nie pomoże przejdź do drugiego kroku. Przygotuj wezwanie do zapłaty.

Dlaczego zwykłe wezwanie do zapłaty pobrane z Internetu bywa nieskuteczne?

Wzorów wezwań do zapłaty w internecie znajdziesz mnóstwo. Zazwyczaj zawierają one tylko podstawowe informacje.

Jeżeli chcesz, żeby Twoje wezwanie było skuteczne, to przygotuj wezwanie, które przekona dłużnika do zapłaty. Głównym celem wezwania jest przecież nakłonienie do zapłaty.

Z mojej praktyki wynika, że wiele faktur zostaje opłaconych w chwili otrzymania wezwania od adwokata. Dlaczego?

Po pierwsze dlatego, że jest to wyraźny sygnał – żarty się skończyły. Mój wierzyciel zatrudnił adwokata, zapłacił mu za przygotowanie wezwania do zapłaty a to znaczy, że nie odpuści i będzie dochodził zapłaty w sądzie.

Po drugie dlatego, że to wezwanie jest bardziej przekonujące. Postaw się na miejscu dłużnika. Czy zapłaciłbyś, gdybyś otrzymał taki oto mail od wierzyciela:

Zapłać mi kwotę x do dnia, bo inaczej pójdę do sądu.

 To może nie wystarczyć. Dłużnik może nie potraktować tego poważnie. Jeżeli nie płaci kilku kontrahentom to takich monitów i wezwań otrzymuje wiele.

Jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty?

Po pierwsze, wezwanie powinno być skierowane do prawidłowego podmiotu.

Tak wiem, wydaje się to błahe, ale nie wiesz jak często widziałam błędy w wezwaniach już na tym etapie. To nie pokazuje, że traktujesz sprawę poważnie i profesjonalnie.

Po drugie, w wezwaniu wskazana jest kwota odsetek policzonych na dzień wysłania wezwania.

Zdecydowanie bardziej przemawia do naszej wyobraźni podana w wezwaniu kwota odsetek np. 300 zł lub wysokość rekompensaty np. 180 zł.

W przygotowanym przeze mnie wezwaniu znajdziesz dokładną instrukcję, jak policzyć odsetki i linki do kalkulatorów, z których możesz skorzystać. Znajdziesz także filmik, w którym pokazuję jak uzupełnić wezwanie do zapłaty.

Po trzecie w wezwaniu powinna zostać umieszczona informacja, że dochodzisz DODATKOWO rekompensaty w wysokości 40/70/100 EURO.

Tak to jest dodatkowa rekompensata, której możesz dochodzić jako przedsiębiorca od drugiego przedsiębiorcy. Wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu nie wie o takim uprawnieniu. To jest rekompensata przysługująca na mocy przepisów prawa, nie musisz mieć jej uregulowanej w umowie. Rekompensata wynika z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i przysługuje wierzycielowi za koszty dochodzenia należności. Rekompensata wynosi odpowiednio:

1) 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;

2) 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;

3) 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Rekompensata 40/70/100 euro za opóźnienie płatności może być naliczana choćby dłużnik spóźnił się z płatnością faktury jeden dzień. Dotyczy ona każdej faktury dokumentującej oddzielną, pojedynczą transakcję handlową (art. 10 ust. 1 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych).

Są sytuacje, w których kwoty tej możesz dochodzić od każdej z wystawionych faktur oddzielnie. Co to oznacza? Jeżeli kontrahent nie zapłacił Ci 5 faktur po 1000 zł każda to możesz dochodzić 5 rekompensat po 40 EURO co daje kwotę ok. 980 zł !

Wysokość rekompensaty należy przeliczyć na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność faktury stała się wymagalna.

Brzmi skomplikowanie? Niekoniecznie takie jest.

W nagraniu znajdziesz informację w jaki sposób policzyć rekompensatę.

To banalnie proste, otrzymasz tabelę, w której kwota rekompensaty została przeze mnie przeliczona na złotówki (dla faktur wystawionych po 2020 r.). Wystarczy wybrać kwotę 40/70/100 EURO sprawdzić w tabeli kwotę w złotówkach i ewentualnie pomnożyć przez ilość faktur. Tabela będzie dla Ciebie dostępna w postaci linku, pod którym co miesiąc będę aktualizowała przelicznik z EURO na PLN.

Znajdzie się zatem w wezwaniu kolejna kwota ok. 200/340/480 złotych lub jej wielokrotność, którą dłużnik będzie zobowiązany zapłacić i która ma go zmotywować do zapłaty. Z kwoty tej możesz zrezygnować w trakcie negocjacji, ale zgodzisz się ze mną, że te cyfry są przekonujące.

Po czwarte, w wezwaniu możesz uprzedzić dłużnika o planowanych dalszych działaniach zmierzających do odzyskania należności:

– o zamiarze zgłoszenia kontrahenta do rejestru dłużników (np. BIG lub KRD),

– o zamiarze skierowania sprawy na drogę sądową i do komornika oraz związanych z tym kosztach postępowania.

Silnym argumentem dla przedsiębiorców w szczególności tych, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą jest wpisanie do rejestru dłużników (BIG lub KRD). Taki wpis może bowiem uniemożliwić pozyskanie jakiegokolwiek finansowania nie tylko dla firmy ale i na potrzeby własne np. kredytu hipotecznego.

Potrzebujesz wzór skutecznego wezwania do zapłaty? Nie trać czasu i już teraz skorzystaj ze wzoru, który dla Ciebie przygotowałam.

Oprócz wzoru otrzymasz ode mnie: video instrukcję, z którą szybko przygotujesz wezwanie oraz linki do kalkulatora odsetek oraz rekompenstaty.

Podsumowanie

Z wezwaniem do zapłaty jest trochę jak z przyciskiem kup teraz, bez dobrego call to action nie będzie skuteczne.

Jeżeli wezwanie nie przekona dłużnika to nie zapłaci za zaległą fakturę.

Argumentów, żeby przekonać dłużnika jest wiele i to od Ciebie zależy, czy wyślesz do dłużnika wezwanie, które rzeczywiście zwiększy Twoją szansę na szybkie odzyskanie długu.

Wezwanie wraz z instrukcją znajdziesz poniżej.

Powodzenia!

Poznaj eksperta

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!