Jakie informacje przekazać bliskim na wypadek śmierci? Wypełniamy biznesteczkę.

Myślenie o przyszłości i zabezpieczeniu bliskich może wydawać się trudne, ale jest to kluczowy krok w zapewnieniu im spokoju i stabilności. Biznesteczka to narzędzie, które pomaga uporządkować najważniejsze informacje dotyczące majątku, zobowiązań oraz spraw formalnych, tak aby nasi najbliżsi wiedzieli, gdzie szukać kluczowych dokumentów i jak zarządzać odziedziczonymi aktywami.

Czym jest Biznesteczka?

Biznesteczka to miejsce, w którym każdy powinien spisać istotne elementy swojego majątku, do której będą mogli sięgnąć bliscy na wypadek gdyby nas zabrakło. Na co warto zwrócić uwagę? O czym porozmawiać z bliskimi? Jakie informacje przekazać? W Biznesteczce podzieliłam te informacje na 4 elementy: pierwsze dotyczą aktywów, czyli tego co posiadamy- naszego spisu majątku. Drugie to pasywa, czyli kredyty, zobowiązania, leasingi. Trzeci element to taki, który się nie mieścił w żadnym z dwóch pierwszych, czyli informacje, które są ważne, ale tak naprawdę nie stanowią ani aktywów ani pasywów, w związku z tym trzeci element to inne ważne informacje. To są trzy elementy, które powinien przygotować absolutnie każdy dla swoich bliskich. Czwartym elementem, który dołączyłam do Biznesteczki jest przedsiębiorstwo, czyli wiedza dotycząca firmy. 

Aktywa- co posiadamy?

To zestawienie wszystkiego, co mamy w swoim majątku:

• nieruchomości– gdzie są akty notarialne (więcej informacji o aktach notarialnych znajdziesz tutaj), gdzie zgłaszać się w sprawie czynszu, rachunków i administracji, gdzie się zalogować jeśli mamy system logowania do wspólnoty czy spółdzielni. 
• ruchomości– samochody, dzieła sztuki, znaczki, monety, cenne przedmioty, ich wartość i miejsce przechowywania, dokumenty potwierdzające nabycie 
• rachunki bankowe- wykaz kont bankowych, lokat, rachunków maklerskich i kryptowalut. Istnieje możliwość złożenia wniosku o uzyskanie informacji w jakich bankach spadkodawca miał rachunki, ale nie zawsze otrzymamy pełne informacje, ponieważ te systemy ze sobą nie zawsze są w 100% kompatybilne i nie wszystkie instytucje pod nie podlegają, w związku z tym możemy nie dostać informacji o innych ważnych kwestiach takich jak np. lokaty bankowe czy informacji o tym, że ktoś posiada rachunek maklerski albo kryptowaluty. Dlatego ważne jest to, żeby poinformować bliskich- gdzie to mamy, jaką to ma wartość, co ktoś ewentualnie może z tym zrobić, jak to działa. Więcej na temat rachunków bankowych dowiesz się tutaj.
• gotówka i inwestycje– oszczędności, lokaty, akcje, obligacje, konta oszczędnościowe, polisy ubezpieczeniowe, fundusze inwestycyjne i emerytalne. Należy zwrócić również uwagę na to, żeby w tych funduszach wskazać uposażonego (jeżeli jest to możliwe), wówczas droga uzyskania dostępu do tych środków będzie szybsza. 
• pożyczki– informacje o udzielonych pożyczkach, potwierdzenia przelewów, umowy. Co do zasady pożyczki powyżej 1000 zł powinny mieć formę dokumentową, czyli przynajmniej być potwierdzone przelewem albo umową.
• udziały w firmach– spis posiadanych udziałów i kluczowe dokumenty. Jeżeli posiadamy aktywa lub umowy w oparciu o które można będzie zrealizować później wypłatę to również warto wskazać w jakich miejsach posiadamy te udziały.
• prawa autorskie, patenty, znaki towarowe, umowy licencyjne– jeżeli posiadamy tego typu własność intelektualną to również warto przekazać informacje o zawartych umowach. 

Wszystkie inne aktywa również opisujemy w pierwszym dziale. Jedni będą mieli więcej do opisania, inni mniej, ale jeżeli zrobimy to raz to później dużo łatwiej będzie nam to aktualizować. Warto przynajmniej raz do roku robić taką aktualizację, bo może się okazać, że sprzedaliśmy jakieś mieszkanie, kupiliśmy coś, pożyczyliśmy komuś pieniądze. 

Pasywa- nasze zobowiązania

O pasywach warto powiedzieć po to, żeby nasi spadkobiercy mogli ocenić czy w ogóle chcą przyjąć po nas spadek, bo może się okazać, że my wcale nie mamy aktywów, a mamy długi i jeżeli oni będą wiedzieć to łatwiejsza będzie dla nich decyzja o tym, że jednak odrzucają ten spadek.

• kredyty i pożyczki– warto poinformować gdzie jest kredyt hipoteczny, gdzie jest umowa tego kredytu oraz samodzielnie sprawdzić czy ten kredyt hipoteczny jest ubezpieczony. 
• leasingi 
• umowy z których musimy się wywiązać (np. długoterminowy najem lokalu) – warto jest mieć taką umowę pod ręką, żeby spadkobierca wiedział co dalej może z tym zrobić i do kogo się odezwać w tej sprawie.
• inne zobowiązania finansowe (np. sprzęt na raty, abonament, czesne, ubezpieczenie OC, ubezpieczenie mieszkania)-  należy spisać najważniejsze umowy, które są istotne w takim dalszym funkcjonowaniu. Warto zatem też mieć spis informacji jakie postępowania sądowe prowadzimy. W zależności od tego po której stronie barykady jesteśmy, albo będą to nasze aktywa, (jeżeli chcemy np. dochodzić zapłaty za fakturę, której zapłaty nie otrzymaliśmy) albo pasywa (jeżeli to my jesteśmy pozwani o to, że coś powinniśmy zrobić, a tego nie zrobiliśmy). Jeżeli korzystamy w tym zakresie z pełnomocnika warto podać dane do prawnika (imię, nazwisko, numer telefonu).

Inne ważne informacje

W tej części należy zamieścić inne ważne informacje, które nie zmieściły się w dwóch pozostałych kategoriach:

• testament– informacje o tym, czy w ogóle go spisaliśmy, jeżeli spisaliśmy to gdzie on jest (najlepiej żeby był wypis tego testamentu, jeżeli to jest testament notarialny). Przy testamentach notarialnych zwracam uwagę na to, żeby zawsze poprosić notariusza o to, żeby wpisał testament do rejestru. Wbrew pozorom nie zawsze notariusze to robią, więc bądźmy tutaj uważni, ponieważ ten rejestr właśnie temu ma służyć, że gdybyśmy nawet zgubili ten testament to sąd finalnie będzie wiedział o tym, że taki testament został sporządzony i będzie szansa, żeby go znaleźć. 
• instrukcja dotycząca pochówku– informacje jak byśmy chcieli żeby to było przeprowadzone (czy chcielibyśmy, aby pochówek był kościelny czy świecki, czy chcielibyśmy żeby była kremacja). To są rzeczy, o których na co dzień się nie myśli, ale łatwiej będzie, jeżeli nasi bliscy będą znali naszą wolę. 
• informacje na temat umów o pracę– warto zebrać świadectwa pracy, które mogą być potrzebne w przypadku zasiłków lub innych kwestii związanych z ZUSem. 
• dostęp do naszych profili społecznościowych- można rozważyć to, czy chcemy taki dostęp przekazywać, a jak nie chcemy przekazywać to na wielu portalach jest już możliwość wskazania kto może mieć dostęp do tego, aby profil zamknąć w przypadku naszej śmierci. 

Przeszliśmy zatem przez trzy najważniejsze aspekty dotyczące absolutnie każdego człowieka. Biznesteczkę lub jakąkolwiek teczkę, w której zebrane zostaną te informacje można np. schować w określonym miejscu, powiedzieć o tym bliskim albo spisać to w formie elektronicznej, zapisać w danym miejscu i również podać informacje bliskim gdzie mogą znaleźć te dane. 

Przedsiębiorstwo

Ten aspekt dotyczy zarówno osób, które już prowadzą działalność i tych, które dopiero rozpoczynają prowadzenie biznesu i np. zakładają spółki. Przy założeniu spółki zawsze rozmawiamy o tym, jak to będzie wyglądało, jeżeli zabraknie któregoś ze wspólników.

Przede wszystkim trzeba zebrać podstawowe informacje na temat firmy (nazwę, NIP, KRS). W dzisiejszych czasach można to łatwo sprawdzić, niemniej jeżeli mamy to spisane to nasze poczucie bezpieczeństwa rośnie. Warto również wskazać kto będzie dla nas pomocny przy tych spółkach, czyli kto jest kluczowym pracownikiem, kto wie najwięcej na temat tej firmy, kto może przejąć bieżące działanie, kto ma udzielone pełnomocnictwa. Ważną kwestią jest również pozostawienie numeru do księgowej czy prawnika, który prowadzi sprawy. Na samym początku niejednokrotnie jest tak, że dany przedsiębiorca umiera i małżonkowie bądź bliska rodzina nie wie, gdzie ma szukać informacji i pierwszy kontakt, który wykonuje to jest kontakt do księgowej albo do prawnika.

W przypadku jednoosobowych działalności warto zwrócić uwagę na zarząd sukcesyjny.  Zarządca sukcesyjny to osoba, która wchodzi do jednoosobowej działalności dosłownie z chwilą śmierci przedsiębiorcy. Jeżeli mamy zarejestrowany akt zgonu to w CEIDG od razu jest informacja, że zarządca sukcesyjny może działać. Co ciekawe, można zabezpieczyć się zarówno przed jak i po śmierci ustanawiając pełnomocnika czy prokurenta. Ustanawiając prokurę można od razu zastrzec, że ta prokura w przypadku śmierci przekształci się w zarząd sukcesyjny. 

Warto również spisać listę kluczowych klientów, listę kluczowych podwykonawców/kontrahentów, jakie są ważne umowy i dokumenty firmowe oraz gdzie one się znajdują. W części z tych umów mogą być zastrzeżone np. kary umowne i jeżeli nie będziemy ich realizować to wówczas możemy mieć problem z tym, że spóźnimy się z jakimiś terminami, nie dochowamy zobowiązań, a to później doprowadzi do lawiny roszczeń. Warto również spisać majątek firmy (np. nieruchomości, drogocenne maszyny), gdzie są rachunki bankowe, czy są jakieś fundusze inwestycyjne, rachunki maklerskie, czy np. były brane dofinansowania czy dotacje, które należy rozliczyć, znaki towarowe, patenty, prawa autorskie, zezwolenia, koncesje, licencje, jakie są zobowiązania, kredyty, leasingi, 

Zarówno w przypadku jednoosobowej działalności jak i spółki ta lista dotyczy aktywów oraz pasywów. 

Podsumowanie

Przygotowanie Biznesteczki to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo bliskich. Dzięki temu nasi spadkobiercy będą mieli łatwy dostęp do kluczowych informacji, co pozwoli uniknąć problemów związanych z dziedziczeniem i zarządzaniem majątkiem. Regularna aktualizacja Biznesteczki pozwoli utrzymać porządek i zapewni aktualność danych. 

Zapraszamy do zapoznania się z kolejnymi artykułami i materiałami stworzonymi w ramach Kampanii Edukacyjnej „Bezpieczna Przyszłość- testament, dziedziczenie, sukcesja”.

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!