#16 Prezesie, uważaj! Jak NIE wypłacać pieniędzy ze spółki z o.o.?

W prowadzeniu spółki z o.o. kluczowe jest zachowanie odpowiedniej strategii wypłaty środków finansowych. Choć wypłata pieniędzy ze spółki poprzez dywidendę to jedna z najbardziej popularnych metod, wielu przedsiębiorców poszukuje bardziej optymalnych rozwiązań. Jednakże w trakcie tego procesu popełniają dużo błędów, które w późniejszym czasie mogą spowodować problemy w spółce. Jak nie wypłacać pieniędzy ze spółki z o.o.? 

Wolisz słuchać?

Jesteśmy też dostępni na Spotify i Apple Podcast.

1. Brak strategii wypłacania pieniędzy

Planowanie strategii wypłat pieniędzy ze spółki warto rozpocząć już na wczesnym etapie prowadzenia działalności. W przypadku kontroli Urzędu Skarbowego chaotyczne działania, szukanie dokumentów w ostatniej chwili czy nagłe konsultacje z księgową, prawnikiem lub doradcą podatkowym mogą narazić nas na niepotrzebny stres, jeżeli nie poukładamy spraw finansowych wcześniej.

Jeżeli mamy spółkę z o.o. i chcemy z tej spółki wypłacić pieniądze innymi metodami niż dywidenda musimy mieć przygotowane pod to dokumenty i te sposoby muszą być adekwatne do potrzeb spółki. O tym jakie to są sposoby możecie Państwo przeczytać tutaj: Jak wypłacać pieniądze ze spółki z o.o. optymalnie i legalnie lub sprawdzić naszego bestsellerowego e-booka “12 sposobów jak wypłacać pieniądze ze spółki z o.o. optymalnie i legalnie”

2. Umowa o dzieło – jako jedna z możliwości wypłaty pieniędzy ze spółki

Jeżeli wspólnik zdecyduje się na wypłatę pieniędzy w ramach umowy o dzieło, kluczowe są dwa aspekty:

1.  Potrzeba po stronie spółki: Spółka musi rzeczywiście potrzebować danego dzieła, np. stworzenia strony internetowej. Jeśli taki produkt nie jest potrzebny, zawieranie umowy o dzieło może zostać uznane za nadużycie.
2. Ceny rynkowe: Wynagrodzenie za dzieło musi odpowiadać aktualnym cenom rynkowym. Warto zebrać oferty innych wykonawców i zachować je na wypadek kontroli Urzędu Skarbowego.

PRZYKŁAD
Załóżmy zatem, że jako wspólnik chcemy stworzyć na rzecz spółki stronę internetową, znamy się na tym i jesteśmy w stanie takie dzieło stworzyć, a nasza spółka tego potrzebuje, ponieważ chce się rozwijać i pozyskiwać nowych klientów. Tworzenie strony internetowej to proces twórczy, obejmujący przygotowanie tekstów, grafik i szaty graficznej. Jako wspólnik przygotowując taką stronę internetową powinniśmy wycenić przygotowanie tej strony internetowej w oparciu o ceny rynkowe, ta strona nie może kosztować u nas więcej niż to, co spółka kupiłaby na rynku. 

Jeżeli natomiast działalność naszej spółki opiera się na tworzeniu stron internetowych,  wystawiamy faktury, mamy inne umowy o dzieło to wówczas nie musimy tego robić, bo jesteśmy w stanie przedstawić faktury zapłacone za podobne usługi. Wtedy jesteśmy w stanie wykazać przed Urzędem Skarbowym, ile kosztowała taka strona u innego klienta i ile kosztowała w naszej spółce, a to jest dość istotne, ponieważ należy pamiętać, że pomiędzy spółką a wspólnikiem mamy powiązanie, to są tzw. podmioty powiązane, więc na czynności pomiędzy tymi podmiotami Urząd Skarbowy będzie zwracał szczególną uwagę, więc one muszą być bardzo dobrze przemyślane, zgodne z rzeczywistością oraz aktualnie obowiązującymi cenami. 

Jeżeli dziełem jest cokolwiek innego to warto zadbać o to, żeby było potwierdzenie realizacji danej usługi, czyli jeżeli to byłoby np. przygotowanie określonej ilości grafik na social media to wówczas grafiki powinny zostać stworzone i oficjalnie wysłane do spółki, a najlepiej wykorzystane na social mediach- wtedy mamy pełną dokumentację.

Jeżeli chcemy wykonywać inne czynności np. chcemy być zatrudnieni na umowę zlecenie, bo zależy nam na tym, żeby były opłacone składki to pamiętajmy, że te czynności muszą być wykonywane i nie powinny się bezpośrednio powielać z naszymi obowiązkami jeśli np. jesteśmy członkiem zarządu. 

3. Wypłacanie całego zysku ze spółki innymi metodami niż dywidenda

Dodatkowe metody wypłaty środków ze spółki dla wspólników nie powinny obejmować całego możliwego zysku w spółce. Wypłaty ze spółki nie powinny prowadzić do sytuacji, w której spółka stale odnotowuje straty, ponieważ jest to sprzeczne z ideą spółki. Prowadzenie przedsiębiorstwa ma na celu osiąganie zysków, a w sytuacji, gdy tych zysków nie ma może się okazać, że spółka powinna zostać zlikwidowana.

Warto pozostawić część środków w spółce, a zyski częściowo wypłacać w formie dywidendy. Takie działania chronią firmę przed kontrolami Urzędu Skarbowego i potencjalnymi konsekwencjami finansowymi. 

4. Brak wymaganych dokumentów

Zgodnie z art. 210 KSH, umowy zawierane między członkiem zarządu a spółką wymagają pod rygorem nieważności pełnomocnika. Do każdej umowy zawieranej pomiędzy członkiem zarządu a spółką musi być powołany pełnomocnik. Pełnomocnika można powołać tylko raz i szeroko określić zakres jego pełnomocnictwa lub powoływać pełnomocnika każdorazowo przy zawarciu takiej umowy. Dokumenty takie jak umowa o dzieło, umowa zlecenie czy umowa najmu powinny być podpisywane z zachowaniem tej procedury, by nie okazało się, że zawarta umowa jest nieważna.

Podsumowanie

Odpowiednie zarządzanie wypłatami ze spółki z o.o. To klucz do jej stabilności i uniknięcia problemów podatkowych. Pamiętaj, aby zawsze dokumentować swoje działania, posiadać uchwałę o powołaniu pełnomocnika, który podpisze stosowne umowy i nie wypłacać pieniędzy ze spółki jak z bankomatu. Jeżeli zadbamy o te wszystkie kwestie to unikniemy nerwów w przypadku kontroli oraz dodatkowych kosztów związanych ze wsparciem prawnym lub podatkowym. 

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!