#15 Prezes w banku: Jak wybrać najlepszy rachunek dla spółki z o.o.?

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi posiadać rachunek bankowy. Wybór odpowiedniego rachunku to nie tylko kwestia formalna, ale i strategiczna, która może wpłynąć na codzienne funkcjonowanie firmy. W jaki sposób wybrać rachunek bankowy?

Wolisz słuchać?

Jesteśmy też dostępni na Spotify i Apple Podcast.

Koszty- nie tylko opłaty miesięczne

Koszty prowadzenia rachunku to jeden z pierwszych elementów, na które zwracamy uwagę, lecz warto pamiętać, że pieniądze to nie wszystko. Czasami koszty, na które patrzymy porównując sobie różne oferty banków są nieadekwatne do kosztów, które poniesiemy później lub do kosztów alternatywnych takich jak czas, terminowość lub kontakt z obsługą danego banku. Przy porównywaniu ofert banków zwróć uwagę na:

• opłaty miesięczne za prowadzenie rachunku, zwłaszcza w kontekście przychodów spółki,
• koszty transakcji walutowych, w tym wysokość spreadów i zasady ich ustalania. Czasami klienci rezygnowali z prowadzenia rachunków w niektórych bankach, dlatego że systemy rozliczeń nie były korzystne dla spółki.
• opłaty za dodatkowe usługi, takie jak obsługa kart czy szybkie przelewy

Obsługa w języku obcym

Jeżeli zakładamy rachunek bankowy i jesteśmy obcojęzyczni albo któryś z członków zarządu w naszej spółce jest obcojęzyczny to warto zapytać, czy wybrany przez nas bank obsługuje w danym języku. Brak tej możliwości może prowadzić do problemów z załatwieniem formalności, a nawet opóźnić dostęp do środków finansowych.

Ilość placówek

Szukając banku należy zwrócić również uwagę na to, ile jest placówek. Choć w dzisiejszych czasach coraz więcej spraw można załatwić online, nadal zdarzają się sytuacje, w których niezbędna jest wizyta w oddziale banku. Należy sprawdzić, jak wiele placówek posiada dany bank i gdzie są zlokalizowane. W przypadku wpłat gotówkowych lub złożenia dokumentów osobiste stawienie się w banku może okazać się konieczne.

Uaktualniony CRBR

Zakładając rachunek bankowy należy koniecznie pamiętać o tym, aby mieć uaktualniony Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Jeśli dane Twojej spółki w rejestrze są nieaktualne, bank może odmówić otwarcia konta. Dane można uzupełnić online na miejscu, ale wówczas narażamy się na błędy i dodatkowe nerwy, więc warto wcześniej o tym pomyśleć.

Aktualizacja osób uprawnionych do reprezentacji i ustanowienie pełnomocnika

W zakresie prowadzenia rachunku bankowego poza tym, że na bieżąco powinniśmy aktualizować dane, w szczególności gdy zmiana dotyczyła np. adresu, musimy pamiętać o tym, aby aktualizować osoby uprawnione do reprezentacji. Zakładając lub prowadząc już rachunek należy zwrócić uwagę na to, czy mamy jakiegokolwiek pełnomocnika lub osobę, która będzie miała dostęp do rachunku. Często zdarza się tak, że w zarządzie jest wyłącznie jedna osoba i w momencie, gdyby cokolwiek jej się stało to spółka traci dostęp do rachunku i ważne żeby ustrzec się przed taką sytuacją i powołać pełnomocnika. Każdy z banków oferuje różny zakres dostępów/uprawnień. Może to być pełnomocnik, który ma uprawnienia takie jak członek zarządu lub może to być pełnomocnik który np. tylko wprowadza przelewy. Warto to ustalić i zabezpieczyć oraz sprawdzić w kontekście rachunków własnej spółki, żeby się nie okazało, że nie ma osoby uprawnionej do tego rachunku bankowego. Jeżeli się okaże, że dana spółka nie zadbała o to w jaki sposób będą dziedziczone udziały, a między spadkobiercami nie będzie porozumienia i pojawi się konieczność przeprowadzenia postępowania sądowego o stwierdzenie nabycia spadku to wówczas procedura sądowa może trwać kilka miesięcy zanim nowi udziałowcy będą mogli zgłosić się do spółki.

Dlaczego nowi udziałowcy? Często prezes to również udziałowiec i jest wiele spółek, które działają właśnie w taki sposób, że 60/80/90% udziałów należy do wspólnika, który jest jednocześnie członkiem zarządu, a pozostały procent 1/10/30% to jest na przykład małżonek albo ktokolwiek inny (drugi wspólnik), który w momencie kiedy zmarł pierwszy wspólnik będzie miał problem, ponieważ będzie musiał doprowadzić do sytuacji, w której np. będzie trzeba powołać nowy zarząd. Jeżeli taka sytuacja nie zostanie wcześniej zabezpieczona to możemy narazić się na paraliż firmy, który może potrwać nawet kilka miesięcy. Należy się zastanowić, kto będzie mógł wykonywać obowiązki w spółce w zakresie rachunków bankowych. Warto również pomyśleć o prokurencie, który będzie mógł w takiej sytuacji prowadzić działalność spółki.

Ustanawiając pełnomocnika na rachunku bankowym warto też dopytać w danym banku kto i w jaki sposób może pełnomocnika dodać. Są banki, które umożliwiają dodanie pełnomocnika wyłącznie poprzez zlecenie tego osobiście w placówce (prezes zarządu musi podpisać pełnomocnictwo dla danej osoby własnoręcznie, ze wszystkimi danymi, a czasami zdarza się, że ta osoba musi być również obecna w tym momencie), a są banki które umożliwiają dodanie kolejnego pełnomocnika przez system (nie wymaga to żadnego udziału pracownika banku, aby pełnomocników do rachunku zmieniać bądź modyfikować zakres ich kompetencji). To jest ważne nie tylko z punktu widzenia, kiedy ustanawiamy takiego pełnomocnika, żeby to było łatwe, proste i żeby można było to zrobić samodzielnie, ale również z punktu widzenia sytuacji, kiedy chcemy szybko odwołać takiego pełnomocnika. Jeżeli w danym banku nie można odwołać pełnomocnika poprzez system ani telefonicznie tylko trzeba osobiście dotrzeć do placówki, to może być problematyczne, jeśli wiemy, że dany pełnomocnik działa na szkodę spółki, a my nie możemy go odciąć od rachunku bankowego. Sprawdź, jak w wybranym banku przebiega proces ustanawiania i odwoływania pełnomocników.

Zarządzanie przepływami na rachunkach bankowych

Spółka to nie bankomat i każda nieudokumentowana wypłata pieniędzy ze spółki niesie za sobą konsekwencje. Spółka to jest osobny byt prawny, a każdy wpływ i wypływ środków z rachunku musi być udokumentowany. Jeżeli jako członkowie zarządu będziecie wypłacać pieniądze ze spółki bez żadnego tytułu prawnego (umowy lub informacji na co zostały zagospodarowane środki) to księgowa może uznać, że to była zaliczka. Jeżeli wypłaciliście w ten sposób zaliczkę, to księgowa będzie musiała otrzymać dokument, aby ją rozliczyć, zaliczka musi być przeznaczona na coś, za co spółka otrzymuje dokumenty (paragon, faktura). Księgowa może również zaksięgować, że środki, które wypłaciliście ze spółki to jest wypłata do kasy. Problem zaczyna się wtedy, gdy wypłat jest dużo, a dokumentów pod to żadnych nie ma, środki księgowo powinny znajdować się na kasie i w sytuacji kiedy tych środków w kasie nie będzie, a będziecie musieli te środki wykazać to odpowiadają majątkiem osobistym.

Kiedy taka sytuacja może się przydarzyć? Jeżeli w spółce będzie jakikolwiek kryzys, będzie trzeba złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości lub inny wierzyciel złoży wniosek o ogłoszenie upadłości to do spółki wejdzie syndyk, który zobaczy, że w kasie nie ma wystarczających środków i będzie dochodził ich zwrotu od członków zarządu, jeżeli to oni wypłacili te środki. Dodatkowo zamiast wykorzystać instytucję upadłości w sytuacji, w której możemy jako członkowie zarządu zwolnić się z odpowiedzialności, bo spółka z o.o. zostaje powołana przede wszystkim po to, aby ograniczyć odpowiedzialność wspólników, ale przepisy prawa dają również możliwość żeby ograniczyć odpowiedzialność członków zarządu. Aby móc z tego ograniczenia skorzystać należy złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości w terminie. Wówczas członek zarządu nie będzie ponosił osobistej odpowiedzialności za długi w spółce. Nie będzie to dotyczyło sytuacji, kiedy to członek zarządu jest dłużnikiem spółki.

Warto zatem ustalić system wypłat. Za tym powinna iść umowa, uchwała o wynagrodzeniu z tytułu powołania na członka zarządu, powinny być dokumenty, które księgowa będzie mogła poprawnie zaksięgować, aby nie było problemów w takich sytuacjach.

Podsumowanie

Wybór rachunku bankowego dla spółki z o.o. to decyzja, która wymaga szczegółowej analizy. Oprócz kosztów warto zwrócić uwagę na elastyczność banku, możliwość obsługi w językach obcych, ilość placówek oraz kwestie tego, jak wyglądają procedury ustanowienia nowego pełnomocnika czy zgłoszenia zmian. Warto również pamiętać, aby nie wypłacać w sposób chaotyczny pieniędzy ze spółki. 

Jeżeli jesteście Państwo na etapie zastanawiania się jak poukładać wypłaty pieniędzy ze spółki z o.o. to zapraszamy do zapoznania się z naszym bestsellerowym e-bookiem. W ramach kancelarii pomagamy poukładać to, w jaki sposób wypłacać pieniądze, jakie dokumenty powinny być przygotowane i wiemy doskonale, że jeżeli mamy na to plan i mamy wdrożone dokumenty to wszystko idzie prosto i bez większych obaw o jakiekolwiek dodatkowe kłopoty.

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!