#13 3 duże błędy, które popełniają prezesi spółek z o.o.

Zarządzanie spółką to nie lada wyzwanie, które wymaga nie tylko wizji biznesowej, ale także umiejętności zarządzania ryzykiem oraz znajomości przepisów prawnych i podatkowych. Każda decyzja może mieć daleko idące konsekwencje dla wspólników. W niniejszym artykule przedstawiamy kluczowe aspekty, o które warto zadbać, by skutecznie zarządzać spółką.

Wolisz słuchać?

Jesteśmy też dostępni na Spotify i Apple Podcast.

Wolisz czytać?

Poniżej znajdziesz artykuł

Jakich błędów unikać będąc członkiem zarządu?

1. Sprawozdania finansowe – niezłożenie w terminie

Członek zarządu jest odpowiedzialny za to, aby złożyć sprawozdanie finansowe w terminie. Ta  odpowiedzialność to nie tylko odpowiedzialność, która może skutkować negatywnymi konsekwencjami w stosunku do spółki, sąd może wszcząć postępowanie przymuszające do złożenia sprawozdania pod rygorem nałożenia kary, a niestosowanie się do wezwań sądu może skutkować nawet wykreśleniem spółki z rejestru. 

Jeżeli sprawozdanie nie zostanie złożone w terminie to członek zarządu ponosi odpowiedzialność osobistą na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Ta odpowiedzialność może sprowadzać się nie tylko do kary grzywny, ale również ograniczenia wolności lub np. ustanowienia prac społecznych. 

Jeżeli otrzymaliśmy sprawozdanie finansowe od księgowej to warto zadbać o to, aby zwołać zgromadzenie na czas, zatwierdzić to sprawozdanie, a następnie złożyć je do KRS w odpowiednim terminie. W tym zakresie jak to przeprowadzić, na co zwrócić uwagę i jakie dokumenty będą potrzebne przygotowaliśmy Pakiet sprawozdania w spółce z o.o. Natomiast jeżeli jesteście Państwo po etapie zatwierdzenia i potrzebujecie informacji jak złożyć sprawozdanie do KRS to zapraszamy do zapoznania się z e-bookiem wraz z wideoinstrukcją, gdzie zostały zebrane wszystkie informacje na ten temat oraz pokazane krok po kroku jak poprawnie złożyć sprawozdanie do KRSu.

Warto dopilnować, aby wspólnicy podczas Zwyczajnego Zgromadzenia udzielili członkowi zarządu absolutorium. Absolutorium to potwierdzenie tego, że wspólnicy znając te okoliczności, które zostały im przedstawione przez zarząd (wyniki ze sprawozdania finansowego, sprawozdanie zarządu z działalności spółki) wyrażają swoja aprobatę do działań podjętych przez zarząd. Jeżeli wspólnicy zaakceptowali te czynności (udzielili absolutorium), a wyniki finansowe nie były zadowalające, bo np. członek zarządu zamówił towar, który się nie sprzedał, to spółka nie może dochodzić odpowiedzialności od członka zarządu za wyrządzenie szkody z tego tytułu. Nie dotyczy to sytuacji, kiedy członek zarządu zataił informacje, były braki w sprawozdaniu bądź było ono błędnie przygotowane. 

2. Podatki i ZUS – brak płatności w terminie

W sytuacjach, w których pojawiają się problemy z płynnością finansową należy dopilnować przede wszystkim tego, aby zapłacić ZUS i podatki w terminie. Urząd Skarbowy oraz ZUS bardzo szybko mogą przejść do etapu egzekwowania swoich należności, ponadto Urząd Skarbowy posiada najwyższe możliwe aktualnie odsetki (ponad 16%). Z punktu widzenia finansów, niepłacenie w terminie podatków się po prostu nie opłaca. Lepiej sfinansować te środki np. kredytem kupieckim u innego kontrahenta niż nie płacić podatków.

Nieuregulowanie podatków w terminie wiąże się z odpowiedzialnością przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym.

Art.  57. 1. Podatnik, który uporczywie nie wpłaca w terminie podatku, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

WAŻNE! Nie podlega karze ten, kto uporczywie nie płaci faktur. W naszym Państwie za niepłacenie faktur w zwykłych okolicznościach funkcjonowania firmy, niewynikających ze złej woli czy chęci oszukania kogoś, nie odpowiada się karnie za to, że nie zapłaciło się faktury w terminie. Kontrahent musi wystąpić do sądu z pozwem o zapłatę i otrzymać wyrok, więc w przypadku chwilowego zachwiania płynności finansowej spółka ma jeszcze czas na to, aby fakturę zapłacić miesiąc lub dwa miesiące później, ale nie ponieść takich konsekwencji, jakie może ponieść w przypadku niepłacenia podatków czy ZUSu.

W sytuacji, gdy spółka okaże się niewypłacalna i nierentowna, odpowiedzialność za jej zobowiązania może zostać przeniesiona na członka zarządu. O ile w przypadku wszystkich innych kontrahentów procedura wygląda tak, że najpierw należy złożyć pozew przeciwko spółce o zapłatę oraz pójść z wyrokiem do komornika, a gdy komornik nie uzyska środków ze spółki to dany kontrahent jest upoważniony do tego, by wszcząć kolejną rozprawę sądową przeciwko członkowi zarządu. Natomiast jest to dłuższy proces, który wymaga czasu.

Wyjątek! Jeżeli wiemy, że kontrahent jest niewypłacalny to możemy skrócić ten proces i szybciej przejść z pozwem o zapłatę przeciwko członkowi zarządu z tytułu jego odpowiedzialności subsydiarnej.

W przypadku Urzędu Skarbowego i ZUS zawsze zostanie przeprowadzone takie postępowanie, więc istnieje dużo większe ryzyko, że członek zarządu poniesie osobistą odpowiedzialność za to, że podatki i składki nie zostały zapłacone w terminie.

UWAGA! Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie może wyłączyć odpowiedzialność członka zarządu za te zobowiązania. Warto pamiętać o tym, że wniosek o ogłoszenie upadłości należy złożyć w ciągu 30 dni od momentu zaistnienia przesłanek do ogłoszenia upadłości, a jeżeli wskazany termin zostanie przedłużony nie można skorzystać z wyłączenia odpowiedzialności osobistej członka zarządu.

3. Wypłacanie pieniędzy ze spółki bez planu i uzasadnienia

 Jeżeli jesteś członkiem zarządu i dowolnie wypłacasz pieniądze ze spółki możesz narazić się na konsekwencje takie, że w przypadku gdyby spółka została postawiona w stan upadłości i wszedłby do niej syndyk to zobaczyłby, że w spółce brakuje pieniędzy, a Ty jako członek zarządu, jeżeli nie miałeś żadnego tytułu pod wypłatę tych środków będziesz zobowiązany do zwrotu tych pieniędzy. Zarówno w przypadku, gdy zostanie to uznane jako pożyczka od spółki dla członka zarządu, jak i w przypadku zwykłych wypłat, jeżeli te wypłaty zostaną zaksięgowane na kasę, a w kasie nie ma środków. 

Jeżeli potrzebujesz wypłacić środki ze spółki, masz do tego legitymacje, wspólnicy to akceptują to warto przygotować dokumenty takie jak np. uchwała o ustaleniu wynagrodzenia. Ta uchwała może być miesięczna, roczna, może obejmować premie i będzie podstawą do tego, aby wypłacić pieniądze legalnie. Poza uchwałą o powołaniu to mogą być inne umowy, np. umowa o dzieło lub umowa zlecenie. Ważne, aby te umowy nie dotyczyły bezpośrednio czynności, które wykonujesz jako członek zarządu. Późniejszy koszt zwrotu pieniędzy lub postępowania podatkowego jest znacznie wyższy niż przygotowanie dokumentów.

Podsumowanie

Pełniąc funkcję członka zarządu lub prezesa spółki, warto szczególną uwagę zwracać na kluczowe obowiązki i potencjalne ryzyka. Terminowe składanie sprawozdań finansowych, regulowanie zobowiązań podatkowych i ZUS oraz przygotowanie dokumentów do wypłaty środków ze spółki z o.o. to podstawowe obowiązki, o których należy pamiętać, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych.

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!