#38 Zmiany w prawie pracy w 2026 roku

Prawo pracy w Polsce zmienia się w dynamicznym tempie, stawiając przed przedsiębiorcami oraz działami HR kolejne wyzwania organizacyjne i prawne. Aktualne przepisy wymagają od firm ciągłego monitorowania regulacji, aby skutecznie i bezpiecznie zarządzać zespołem oraz unikać kosztownych błędów.

Omawiane zmiany w prawie pracy to prawdziwa rewolucja w dotychczasowym podejściu do rekrutacji, ustalania polityki wynagrodzeń oraz wyboru form zatrudnienia. Wprowadzane regulacje wpływają bezpośrednio zarówno na codzienne funkcjonowanie pracodawców, jak i na uprawnienia pracowników.

Wolisz słuchać?

Jesteśmy też dostępni na Spotify i Apple Podcast.

Jawność wynagrodzeń i nowe zasady rekrutacji – rewolucja w ogłoszeniach o pracę

Jedną z kluczowych modyfikacji wynikających z dyrektywy unijnej jest transparentność wynagrodzeń. W polskiej kulturze biznesowej kwestie płacowe przez lata stanowiły wiedzę “tajemną”, co odróżniało nasz rynek od wielu państw zachodnich. Nowe przepisy nakładają na pracodawców nowe obowiązki informacyjne.

Wprowadzone regulacje wymuszają jawność zasad oceniania i wynagradzania na kilku etapach:

• Widełki w ogłoszeniach o pracę – informacja o przewidywanym wynagrodzeniu musi być transparentna i udostępniona kandydatowi najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Oznacza to, że ogólne sformułowania typu “atrakcyjne wynagrodzenie” przestają być wystarczające.
• Zakaz pytania o dotychczasowe zarobki – podczas procesu rekrutacyjnego pracodawca nie może pytać kandydata o jego wynagrodzenie u poprzednich pracodawców.
• Dostęp do informacji wewnątrz organizacji – pracownik zyskuje prawo do informacji o poziomach wynagrodzeń oraz kryteriach awansu i płac na analogicznych stanowiskach w swojej firmie

Konsekwencje dla pracodawcy:

Przedsiębiorcy muszą przeanalizować i zaktualizować wewnętrzną politykę płacową. Konieczne jest stworzenie przejrzystych kryteriów oraz określenie widełek płacowych na poszczególnych stanowiskach (np. w regulaminie wynagradzania). Zapobiegnie to frustracji i roszczeniom pracowników, wynikającym z ewentualnych nierówności płacowych między długoletnimi kadrami a nowo zatrudnianymi osobami. Dodatkowo precyzyjne podawanie stawek w ogłoszeniu działa jako naturalny filtr rekrutacyjny, pozwalając oszczędzić czas i koszty prowadzenia rozmów z kandydatami o odmiennych oczekiwaniach finansowych.

Konsekwencje dla pracownika:

Aplikujący na dane stanowisko zyskują przejrzystość – od razu wiedzą, na jakie warunki mogą liczyć, eliminując ryzyko przechodzenia przez wieloetapowe rekrutacje zakończone brakiem porozumienia finansowego. Z kolei obecni pracownicy zyskują narzędzia do weryfikacji, czy ich wynagrodzenie jest ustalane w sposób sprawiedliwy i rzetelny w oparciu o jawne kryteria.

Neutralność płciowa i wiekowa w rekrutacji – walka z dyskryminacją

Kolejnym kluczowym wymogiem jest zachowanie pełnej neutralności w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Formułowanie ofert pracy musi być wolne od jakichkolwiek przejawów dyskryminacji ze względu na płeć czy wiek.

W praktyce oznacza to rezygnację z ogłoszeń dedykowanych wyłącznie jednej płci (np. unikanie formułowania wymagań pod kątem “poszukujemy sekretarki” czy “młodej, reprezentacyjnej osoby”.) Prawidłowo przygotowana oferta powinna operować nazwami stanowisk neutralnymi płciowo lub określeniami takimi jak “specjalista/specjalistka”, “osoba do spraw…” czy “osoba na stanowisko…”. Nadrzędnym celem zmian jest wyrównanie szans oraz dopuszczenie do rynku pracy osób starszych oraz przedstawicieli obu płci bez uprzedzeń.

Umowa o pracę a B2B – właściwy dobór formy zatrudnienia

Wielu pracodawców publikuje ogłoszenia, podając równolegle stawkę dla umowy o pracę oraz dla kontraktu B2B na tym samym stanowisku. Z punktu widzenia przepisów prawa, praca w warunkach podporządkowania pracowniczego od początku wymaga stosowanie umowy o pracę.

O charakterze danej umowy nie decyduje jej nazwa, lecz rzeczywisty sposób wykonywania zadań. Jeśli współpraca charakteryzuje się wykonywaniem poleceń, określeniem sztywnych godzin oraz stałego miejsca pracy, mamy do czynienia ze stosunkiem pracy.

Przedsiębiorca powinien z góry określić reżim prawny danego stanowiska:

• umowa o pracę – dedykowana osobom wykonującym obowiązki pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie.
• kontrakt B2B – zasadny w przypadku niezależnych przedsiębiorców, rozliczanych za konkretne cele, efekty, projekty czy wskaźniki KPI, którzy nie pozostają w relacji podporządkowania.

Mieszanie tych dwóch reżimów na identycznych stanowiskach generuje poważne ryzyko prawne w postaci kwestionowania umów przez organy kontrolne.

Nowe uprawnienia PIP – jak Państwowa Inspekcja Pracy będzie kontrolować umowy B2B?

Temat kontroli umów cywilnoprawnych i B2B przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) jest jednym z najbardziej dyskutowanych zagadnień. Wraz z nowelizacją ustawy z 8 lipca 2026 roku doszło do istotnego rozszerzenia kompetencji PIP. Organ nadzoru otrzymał uprawnienie do wydawania decyzji administracyjnych skutkujących ustaleniem stosunku pracy. Jeżeli faktyczny sposób realizacji umowy cywilnoprawnej bądź B2B wykazuje cechy podporządkowania pracowniczego (m.in. kierownictwo, określony czas i miejsce), inspektor może od razu nakazać zmianę formy zatrudnienia na umowę o pracę. 

Pomocna dla przedsiębiorców jest oficjalna lista pytań przygotowana przez Państwową Inspekcję Pracy, która pomaga ocenić, czy dany stosunek nosi cechy umowy o pracę czy jest to umowa B2B.

Dokumenty elektroniczne w prawie pracy – cyfryzacja i ograniczenie biurokracji

Kodeks pracy stopniowo dostosowuje się do realiów rynkowych, dopuszczając w kolejnych obszarach formę elektroniczną na równi z tradycyjną papierową. Zmiany weszły w życie 27 stycznia, stanowiąc kolejną z nowelizacji przepisów kodeksowych w ostatnim czasie.

Przepisy wprost dopuszczają składanie wybranych wniosków w formie pisemnej lub elektronicznej, dotyczy to m.in.:

• wniosków o urlop bezpłatny,
• wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy.

Należy jednak pamiętać o ważnym zastrzeżeniu: jeśli pracodawca prowadzi akta osobowe w formie papierowej, dokument przesłany przez pracownika w formie elektronicznej musi zostać wydrukowany i dołączony do tradycyjnej dokumentacji pracowniczej.

Podsumowanie

Najważniejsze wnioski dotyczące zmian w prawie pracy w 2026 roku:

• Jawność wynagrodzeń nakłada obowiązek podawania widełek płacowych (najpóźniej przed zawarciem umowy) oraz zabrania pytania kandydatów o poprzednie zarobki.
• Ogłoszenia o pracę muszą być neutralne pod kątem płci i wieku, aby zapobiegać dyskryminacji na etapie rekrutacji.
• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyskuje nowe uprawnienia do weryfikacji, czy umowy B2B nie stanowią w rzeczywistości ukrytego stosunku pracy.
• Cyfryzacja dokumentów pozwala na elektroniczne składanie wybranych wniosków pracowniczych (np. o urlop bezpłatny), choć wymaga skorelowania z formą prowadzenia akt osobowych.

Jeśli chcesz zabezpieczyć swoją firmę, przeprojektować politykę wynagrodzeń lub przeprowadzić audyt umów przed ewentualną kontrolą PIP czy ZUS – skorzystaj z bezpłatnej konsultacji!