#31 Audyt umów pracowniczych – jak uniknąć kar PIP i problemów z ZUS?

Nieprawidłowo skonstruowane umowy to jedna z najczęstszych przyczyn problemów przedsiębiorców podczas kontroli PIP czy ZUS. Wystarczy kilka błędnych zapisów lub nieaktualny wzór dokumentu, by firma została obciążona karą lub koniecznością zapłaty zaległych składek ZUS.

Audyt umów pracowniczych to praktyczny sposób, by uporządkować dokumenty, wykryć ryzyka i uniknąć problemów podczas ewentualnej kontroli PIP lub ZUS.

Wolisz słuchać?

Jesteśmy też dostępni na Spotify i Apple Podcast.

Czym jest audyt umów pracowniczych?

Audyt umów pracowniczych to kompleksowa analiza dokumentacji związanej z zatrudnianiem osób w firmie– zarówno pracowników, jak i współpracowników. Audyt obejmuje sprawdzenie:

• poprawności zawartych umów (umowa o pracę, zlecenie, B2B)
• kompletności akt osobowych,
• zgodności dokumentów z obowiązującymi przepisami prawa pracy i RODO,
• spójność polityki zatrudniania w firmie.

Dzięki audytowi przedsiębiorca zyskuje pewność, że jego organizacja działa legalnie i bezpiecznie- a w razie kontroli PIP czy ZUS nie grożą mu kary ani dodatkowe zobowiązania.

Audyt zaczyna się już od procesu rekrutacji

Proces zatrudniania nowych osób to pierwszy etap, który warto poddać analizie. Audyt ogłoszeń o pracę pozwala sprawdzić, czy:

• treść ogłoszeń nie zawiera niedozwolonych elementów (np. dyskryminacji),
• komunikaty są zgodne z wizerunkiem firmy,
• procedury rekrutacyjne są przejrzyste i zgodne z prawem.

Dobrze zaplanowana rekrutacja to nie tylko mniejsze ryzyko błędów formalnych, ale też szansa na pozyskanie bardziej wartościowych kandydatów i uniknięcie kosztownych pomyłek kadrowych.

Umowa o pracę- czy Twoje wzory są aktualne?

Umowa o pracę to podstawowa forma zatrudnienia w większości firm, jednak wiele z nich wciąż korzysta z przestarzałych wzorów. Audyt umów o pracę powinien obejmować:

• weryfikację, czy treść umów odpowiada aktualnym przepisom Kodeksu pracy,
• sprawdzenie, czy umowy zawierają wszystkie wymagane elementy,
• analizę informacji przekazywanej pracownikowi po zatrudnieniu,
• kontrolę regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania (jeśli obowiązują).

Częstym błędem jest brak spójności między różnymi wzorami umów lub stosowanie identycznych zapisów dla stanowisk o zupełnie innych obowiązkach. Takie zaniedbania mogą skutkować zarzutami ze strony PIP.

Akta osobowe- porządek to podstawa

Nieprawidłowo prowadzone akta osobowe to jedna z najczęstszych nieprawidłowości wykrywanych podczas audytów. W dokumentacji często brakuje aneksów, świadectw pracy czy aktualnych oświadczeń.

Warto regularnie sprawdzać, czy:

• każda osoba ma kompletną teczkę osobową,
• wszystkie umowy i aneksy są podpisane i zgodne z rzeczywistością,
• akta są prowadzone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• dokumenty są archiwizowane po zakończeniu zatrudnienia.

Dobrze uporządkowane akta to nie tylko bezpieczeństwo prawne, ale także oszczędność czasu w razie kontroli lub potrzeby udostępnienia danych byłemu pracownikowi.

Umowa zlecenie- najczęstsze pułapki

Zatrudnianie na podstawie umowy zlecenia bywa wygodne, ale niesie ze sobą spore ryzyko. Najczęstszy problem? Brak realnych różnic między umową zlecenia a umową o pracę.

Warto zadać sobie pytania:

• Czy zleceniobiorca ma obowiązek wykonywać pracę w określonym miejscu i czasie?
• Czy zleceniobiorca podlega poleceniom przełożonego jak pracownik?
• Czy zleceniobiorca faktycznie świadczy usługi, czy wykonuje stałe obowiązki w firmie?

Jeżeli odpowiedzi wskazują na podporządkowanie- PIP może uznać, że jest to faktyczny stosunek pracy. Wtedy przedsiębiorca naraża się na kary, obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS oraz proces sądowy o ustalenie stosunku pracy.

Umowa B2B- elastyczność z ryzykiem

Zatrudnienie na podstawie umowy B2B (kontraktu między przedsiębiorcami) daje większą swobodę, ale nie powinno być sposobem na obejście przepisów prawa pracy. Podczas audytu umów B2B należy zwrócić uwagę, czy:

• zapisy umowy nie wskazują na stosunek pracy (np. stałe godziny, podporządkowanie, zakaz pracy dla innych klientów),
• wysokość kar umownych jest proporcjonalna,
• osoba współpracująca faktycznie prowadzi działalność i obsługuje innych klientów,
• w razie choroby lub wypadku osoba współpracująca ma zapewnione odpowiednie zabezpieczenie socjalne.

Przykładem bezpiecznej współpracy B2B są freelancerzy- np. wirtualne asystentki, graficy czy specjaliści ds. marketingu- którzy samodzielnie decydują o organizacji swojej pracy i fakturują wielu klientów.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt umów pracowniczych?

Regularny audyt dokumentacji pracowniczej to nie tylko kwestia formalności, ale przede wszystkim bezpieczeństwa biznesowego. Dzięki niemu:

• unikniesz kar PIP i problemów z ZUS,
• zminimalizujesz ryzyko sporów z pracownikami,
• zbudujesz przejrzystą i wiarygodną politykę zatrudnienia,
• zyskasz spokój i pewność, że firma działa zgodnie z prawem.

To inwestycja, która pozwala uniknąć znacznie wyższych kosztów w przyszłości- zarówno finansowych, jak i wizerunkowych.

Podsumowanie

Audyt umów pracowniczych to jeden z najważniejszych elementów prawnej ochrony przedsiębiorstwa. Dzięki niemu możesz upewnić się, że każda forma zatrudnienia- umowa o pracę, zlecenie czy B2B- jest dopasowana do charakteru współpracy i zgodna z obowiązującymi przepisami.

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz, by dokumentacja w Twojej firmie była nie tylko zgodna z prawem, ale też wspierała rozwój Twojego zespołu i organizacji.