Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS – obowiązek, procedura i konsekwencje

Od 1 stycznia 2021 r. wielu przedsiębiorców zaskoczył nowy obowiązek: zgłaszanie umów o dzieło do ZUS. Choć wydaje się to formalnością, niedopełnienie tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Poniżej wyjaśniamy, kogo dotyczy ten obowiązek, jak go zrealizować i kiedy można go uniknąć.

1. Kto ma obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS?

Od 1 stycznia 2021 r. przedsiębiorcy mają obowiązek zgłaszania do ZUS zawartych umów o dzieło. Zgłoszeniu podlegają umowy, zawarte z osobą, z którą przedsiębiorca nie pozostaje w stosunku pracy albo jeżeli osoba nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym w stosunku pracy pozostaje.

Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS ma każdy płatnik składek lub osoba fizyczna jeżeli zleci wykonanie dzieła osobie, z którą nie pozostaje ona w stosunku pracy bądź w ramach tej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Powyższe dotyczy zarówno sytuacji, w której umowa o dzieło zawierana jest z pracodawcą jak i z innym przedsiębiorcą.

Zatem nie ma obowiązku zgłaszania do ZUS umów o dzieło przedsiębiorca niebędący osobą fizyczną, który nie jest zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek. Natomiast płatnik składek to taki przedsiębiorca, który zgłasza do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego.

Natomiast każda osoba fizyczna, która zawarła umowę o dzieło jest zobowiązana do jej zgłoszenia bez względu na to, czy jest ona zgłoszona w ZUS jako płatnik składek czy też nie.

Istotne jest również, iż obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło dotyczy tylko i wyłącznie umów zawartych od 1 stycznia 2021 r. Nie ma zatem obowiązku zgłaszania umów zawartych przed tą datą, które realizowane będą po 1 stycznia 2021 r.

2. W jakim terminie należy zgłosić umowę o dzieło do ZUS?

Termin w jakim przedsiębiorcy mają obowiązek dokonać zgłoszenia wynosi 7 dni od dnia zawarcia umowy niezależnie od jej formy. Co ważne, liczy się data zawarcia, a nie rozpoczęcia wykonywania dzieła.

3. Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS? – procedura i wymagane dane

Zgłoszenia umowy o dzieło należy dokonać elektronicznie – przez Portal Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) – korzystając z formularza RUD.

4. Czy trzeba zgłaszać umowy ramowe o dzieło do ZUS?

Ramowa umowa o dzieło to umowa określająca sposób i zasady zawierania umów o dzieło, lecz sama w sobie takiej umowy nie stanowi. Wobec czego ramowa umowa o dzieło nie będzie podlegała zgłoszeniu do ZUS, natomiast umowy o dzieło zawierane w ramach ramowej umowy o dzieło mogą podlegać zgłoszeniu, jeżeli nie stanowią one wyjątku.

5. Kiedy nie trzeba zgłaszać umowy o dzieło – wyjątki od obowiązku

Zgłoszeniu do ZUS nie podlegają umowy o dzieło zawarte z płatnikiem składek i osobami fizycznymi, jeżeli w ramach umowy o dzieło praca wykonywana jest na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca dzieła pozostaje w stosunku pracy. Powyższe dotyczy zarówno pracodawców jak i osób trzecich. Powyższe wynika z faktu, iż takie umowy są oskładkowane tak jak umowa o pracę i raportowane do ZUS łącznie w jednym dokumencie.

Nie podlegają również zgłoszeniu do ZUS umowy o dzieło, zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, jeżeli złożą one zamawiającemu oświadczenie, iż przedmiot umowy o dzieło wchodzi w zakres usług prowadzonej przez wykonawcę działalności gospodarczej.

Podsumowując, mamy trzy wyjątki, kiedy nie ma obowiązki zgłaszania zawartej umowy o dzieło. Nie podlegają zgłoszeniu umowy o dzieło zawarte:

1. z własnym pracownikiem,
2. z innym podmiotem, ale wykonywane na rzecz własnego pracodawcy,
3. z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą, której przedmiot umowy i dzieło wchodzi w zakres prowadzonej działalności.

6. Jakie są sankcje za brak zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS?

Przedsiębiorcy jako płatnicy składek zobowiązani są do przestrzegania i wywiązywania się z obowiązków nałożonych ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych. W przypadku zauważenia przez ZUS niedopełnienia obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło może on nałożyć karę grzywny w wysokości do 5000,00 zł. Sankcja ta może być zastosowana nawet w przypadku niedopełnienia formalności przez niedopatrzenie.

Podstawa prawna:

1. Ustawa  z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych art. 36 ust. 17, art. 45 ust. 1 pkt 16, art. 49 ust. 1 pkt 8, art. 98 ust. 1 pkt 7, 
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 41 ust 2,
3. Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, art. 22 oraz art. 36 ust. 17 w brzmieniu obowiązującym od stycznia 2021 r.

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!