Spółka z o.o. kiedy warto, a kiedy nie ryzykować? Wady i zalety spółki z o.o. okiem prawnika.

Witajcie w pierwszym odcinku podcastu BiznesTeka z serii „Dobra spółka z o.o.” z prawnego i praktycznego punktu widzenia. Nazywam się Magdalena Biedrzycka, jestem adwokatem biznesu.

Dzisiaj zajmiemy się tematem, nad którym wiele osób się zastanawia, czym dokładnie jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością znana jako sp. z o.o. i kiedy warto o pomyśleć o jej założeniu.

Spółka z o.o. to forma organizacyjno – prawna, która w biznesowym świecie cieszy się ogromną popularnością. Ale co to takiego? Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na jej założenie? To wszystko i wiele więcej będziemy omawiać właśnie dzisiaj.

Jeżeli prowadzisz własny biznes lub myślisz o starcie własnej działalności, to właśnie ten odcinek może być dla ciebie szczególnie ważny. Dowiesz się, w jakich sytuacjach spółka z o.o. może być najlepszym wyborem, jakie ma cechy charakterystyczne i w jakim celu przedsiębiorcy decydują się właśnie na ten rodzaj prowadzenia działalności gospodarczej.

treści aktualne na 2024

Wolisz słuchać?

Jesteśmy też dostępni na Spotify i Apple Podcast.

Co to właściwie jest Spółka z o.o. i dlaczego jest tak często wybierana przez przedsiębiorców?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to kapitałowa spółka handlowa założona przez jednego lub wielu wspólników utworzona w dowolnym prawnie dopuszczalnym celu spółka z o.o. Posiada osobowość prawną, co oznacza, że spółka jest traktowana jak oddzielna osoba prawna w oczach prawa, co umożliwia jej zawieranie umów, nabywanie praw oraz uczestniczenie w działaniach prawnych.

Jak sama nazwa wskazuje, jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, więc wspólnik odpowiada za zobowiązania wyłącznie do wysokości kapitału zakładowego. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5.000 zł. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest oddzielenie majątku spółki od majątku prywatnego wspólników i przez to wyłączenie ich osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Ma to na celu umożliwić im rozpoczęcie działalności i ułatwić podjęcie ryzyka, które w biznesie są nieodzowne. Przepisy prawne dotyczące spółki znajdziecie w kodeksie spółek handlowych i innych ustawach, które są ważne w przypadku np. przy rejestracji spółki z o.o. takich jak ustawa o krajowym rejestrze sądowym.

Zacznę dzisiaj z drugiej strony od pytania, kiedy może się okazać, że zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest najlepszym pomysłem?

Dlaczego? Ponieważ często klienci, którzy do mnie zgłaszają się na konsultacje zastanawiają się, czy jednoosobowa działalność gospodarcza jest lepszym rozwiązaniem, czy spółka z o.o. słyszą ode mnie, że spółka z o.o. nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem i dlatego każdy powinien się zastanowić, czy w jego konkretnej sytuacji to jest ten model biznesowy, który chcieliby wykorzystać. Rozpoczynając własny biznes, wiele osób zastanawia się nad formą prawną, którą powinni wybrać. Jedną z opcji jest właśnie założenie spółki z o.o. Jeżeli myślisz o założeniu spółki, to szukając wiedzy na ten temat, pewnie widziałeś już nie jedną reklamę mówiącą o tym, jakie to wspaniałe rozwiązanie. Jak cudownie jest płacić małe podatki i nie płacić w ogóle zusu.

Dzisiaj postaram się zburzyć ten obraz.

Dlaczego założenie spółki z może nie być dobrym rozwiązaniem na samym początku rozwoju biznesu, ale nie tylko?

Istnieje wiele powodów, dla których może być to niewłaściwa decyzja. Oto kilka kwestii, które warto wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Biznes na próbę.

Rozpoczęcie biznesu od razu jako spółka z o.o. może przysporzyć dodatkowego stresu i presji. Spółka to koszty i nie warto brać ich na siebie do czasu, kiedy realnie nie sprzedajemy lub sprzedajemy niewiele. Warto na początku skupić się na testowaniu pomysłu na zdobywaniu klientów i rozwijaniu produktu lub usługi. Pamiętajcie, nie macie obowiązku od razu zakładania spółki lub zarejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej. Obowiązek ten powstanie dopiero w momencie, kiedy zaczniecie taką działalność prowadzić i sprzedawać produkty lub usługi do kwoty 2700 zł miesięcznie (na stan w lipcu 2023 roku) można sprzedawać produkty i usługi, nie posiadając działalności gospodarczej w ramach tak zwanej nierejestrowanej działalności gospodarczej. Jeżeli zatem startujecie z biznesem, pomyślcie o tym rozwiązaniu 2700 zł miesięcznie. To jest dość wysoka kwota na sam start. Jeżeli przekroczycie tę kwotę, możecie wówczas założyć działalność albo otworzyć spółkę.

Do tego czasu sugeruję skupić się właśnie na rozwijaniu biznesu i pozyskiwaniu potencjalnych klientów.

Koszty.

Proces zakładania i prowadzenia spółki niesie za sobą koszty, których nie poniesiesz zakładając jednoosobową działalność gospodarczą. Trzeba będzie opłacić rejestrację spółki, założyć rachunki bankowe, w których opłaty są zazwyczaj wyższe niż przy jednoosobowej działalności gospodarczej, a także ponieść wyższy koszt usług księgowych, co może być wyjątkowo obciążające na początku, gdy budżet jest ograniczony i nie macie pewności, czy biznes się powiedzie. A jak się nie powiedzie, to będzie trzeba zamknąć spółkę, a wtedy okazuje się, że nie można tego zrobić z dnia na dzień, trwa to co najmniej 6 miesięcy i nie jest bezpłatne, jak w przypadku zamknięcia czy zakończenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Warto zatem się nad tym dobrze zastanowić.

Mały biznes.

Moim zdaniem nie warto zakładać spółki, kiedy planujemy prowadzić mały biznes jednoosobowo, bez planów na rozwijanie zespołu. Mówię tu w szczególności o osobach, które są na etacie. Pracodawca zaproponował im założenie działalności i fakturowanie dotychczasowych czynności i usług. Tu trzeba oczywiście to policzyć i zastanowić się, co nam się opłaca, ale nie sądzę, żeby odpowiedzią prawidłową było założenie spółki. Wtedy prostszą i wygodniejszą formą jest moim zdaniem jednoosobowa działalność gospodarcza. Jest prostsza księgowość, nie musicie wysyłać do księgowej wyciągu z rachunku bankowego, zbierać dokumentów za każdy przelew, nie ma pełnej księgowości. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej możecie swobodnie dysponować środkami na rachunku bankowym. Wpłacać, wypłacać je dowolnie w dowolnym momencie. W spółce z o.o. zawsze jest pełna księgowość, co oznacza, że każdy przelew na rachunku spółki powinien posiadać dokument księgowy, a ty nie możesz sobie wypłacić zysku tak po prostu, tylko powinieneś mieć przygotowaną do tego umowę ze spółką, uchwałę lub wypłacić ten zysk w postaci dywidendy.

Czwarty element, na który warto zwrócić uwagę to podatki.

Co z tymi podatkami?

Ważne jest rozważenie aspektów podatkowych. W niektórych bowiem przypadkach, na przykład przy małym zysku trudno powiedzieć, co jest małym, co jest dużym zyskiem, ale załóżmy tutaj kwotę 500.000 zł rocznie w takich sytuacjach często opłaca się bardziej prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą. Można rozważyć zmianę formy opodatkowania.

Mamy 3 rodzaje form opodatkowania w przypadku działalności gospodarczej: skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt. Może się okazać, że wybór jednej z tych form już będzie wystarczający do tego, żeby zoptymalizować podatki.

Co do zasady w spółce z o.o. występuje podwójne opodatkowanie. Najpierw podatek dochodowy płaci spółka np. cit 9%, a następnie wspólnik, któremu wypłacany jest zysk. Oczywiście słyszeliście pewnie, że można w różny inny sposób wypłacać zysk i zoptymalizować tę wypłatę, ale pamiętajcie, że to jest klasyczne rozwiązanie. Jeżeli nie ułożycie w żaden inny sposób przepływów w spółce, to właśnie w ten sposób będziecie wypłacać zysk ze spółki. Oczywiście istnieją inne legalne sposoby. Będziemy o nich mówić w kolejnych odcinkach i warto o nich pamiętać. Ale to co jest ważne, to to, że one będą wymagały przemyślenia. Przygotowania umowy, uchwały rozeznania się w temacie, właśnie prowadzenia spółki, że nie będzie to tak swobodne jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Jak nie płacić zusu?

To jest najczęstsze pytanie osób, które przychodzą do mnie na konsultacje celem sprawdzenia, czy opłaca im się bardziej jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o. Są zmęczone, sfrustrowane tym, że muszą płacić zus tym, że doszła składka zdrowotna i chcą w jakiś sposób uniknąć tego zus. Naczytały się takie osoby często informacji, że nie ma obowiązku płacenia zusu w spółce. I tak to jest prawda. Taka spółka może nie płacić zusu, ale tu jest ważny element. Jeżeli spółka nie płaci zusu, to wspólnicy i członkowie zarządu nie są ubezpieczeni. Należy się zatem zastanowić, czy to na tym wam zależy i kiedy zadaję to pytanie klientom okazuje się, że jednak to ubezpieczenie ma znaczenie. Chcieliby płacić zus, może nie w całości od pełnej kwoty przychodu, ale chcieliby ten zus mieć opłacony. Dlaczego? Dlatego, żeby mieć przynajmniej opłaconą składkę zdrowotną i mieć pewność, że w przypadku wypadku lub choroby mają ubezpieczenie zdrowotne.

Inni klienci wracają z informacją, że może jednak ta emerytura w przyszłości jest dla nich istotna. Warto zatem tutaj się zastanowić, czy my naprawdę nie chcemy tego zusu płacić?

To może nie mieć dla was znaczenia, jeżeli macie inny tytuł do ubezpieczenia, wtedy faktycznie, jeżeli poza spółką jest inna spółka, w której jesteście ubezpieczeni, albo macie umowę o pracę, umowę zlecenie i te składki są odprowadzane, to tak spółka może być tym rozwiązaniem, w którym nie ma obowiązku płacenia zusu, bo w klasycznym modelu, w którym wypłacacie zysk, to spółka nie płaci tego zusu ani w momencie przychodów, ani w momencie wypłaty nie powstaje tu żaden obowiązek.

Na co warto jeszcze zwrócić uwagę w kontekście zusu to to, czy to nam się opłaca, warto policzyć. Sprawdzić, ile zusu zapłaciliście za ostatni rok. Warto przeliczyć potem, jakie koszty będzie trzeba ponieść zakładając spółkę i tutaj biorąc pod uwagę chociażby to, że księgowość jest droższa, to może się okazać, że już ten element da wam do zrozumienia, że te koszty są podobne i tak naprawdę nie ma większego zysku właśnie przy mniejszych zyskach w danym przedsiębiorstwie. Jeżeli mamy wysokie przychody, jeżeli te przychody przekraczają milion złotych i mamy od tego dużą składkę zdrowotną, to faktycznie pokazuje nam się wówczas w tabelach i rozliczeniach, że warto założyć spółkę i w ten sposób zoptymalizować zarówno podatki, ponieważ powyżej miliona w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dochodzi podatek tak zwana danina solidarnościowa 4% oraz składki zus, które również przy tak dużych kwotach optymalizować, optymalizować można i warto w rozsądny i legalny sposób.

Jeżeli natomiast do tej pory nie prowadziliście działalności gospodarczej, to pamiętajcie jeszcze o jednej kwestii. Jeżeli zakładacie działalność gospodarczą, to możecie skorzystać z preferencyjnego zusu. Te składki są znacznie niższe i one na początku dają możliwość prowadzenia działalności bez jednoczesnego obowiązku opłacania pełnych składek, które mogą faktycznie stanowić uciążliwość.

Skomplikowana struktura.

To oczywiście każdy ocenia według własnego uznania. Niemniej w mojej ocenie prowadzenie spółki jest trudniejsze niż prowadzenie działalności gospodarczej od strony takiego zarządzania tą działalnością. Spółki mają zazwyczaj bardziej złożoną strukturę prawną. Są wspólnicy, którzy podejmują decyzje na zgromadzeniach wspólników, które należy prawidłowo zwołać. Jest zarząd, który reprezentuje spółkę. W niektórych sytuacjach należy podjąć uprzednie uchwały, żeby móc podjąć pewne działanie. To jest cała struktura, która musi być spójna i może się okazać, że drobny błąd i drobna niewiedza spowoduje na przykład nieważność danej umowy. Nie ma tutaj takiej obawy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie jest przedsiębiorca, który samodzielnie wszystko podpisuje, nie potrzebuje żadnych uchwał, nie potrzebuje żadnych decyzji, żadnego organu, nie ma takiego formalizmu. Jeżeli zatem dopiero zaczynasz to, czy tego chcesz, czy nie zakładając spółkę z o.o., będziesz musiał poznać podstawy funkcjonowania spółki z o.o.. Nikt Cię z tego nie wyręczy.

Brak elastyczności.

To jest kolejny punkt, który warto wziąć pod uwagę w kontekście tego, dlaczego nie warto zakładać spółki. Na samym początku biznesu często pojawiają się zmiany i potrzeba dostosowania tego biznesu do rynku czy potrzeb klientów. Prowadząc spółkę, zmiany mogą być bardziej skomplikowane i wymagać formalności. Dla przykładu, zmiana siedziby spółki wymaga zmiany umowy spółki u notariusza lub w systemie s24, a następnie rejestracji w krajowym rejestrze sądowym. W przypadku JDG wystarczy złożyć wniosek elektroniczny przez system ceidg i ta zmiana następuje praktycznie niezwłocznie. Warto mieć to na uwadze i jeżeli wiemy, że ten biznes może nam się na początku zmieniać, może być dużo elementów, które są jeszcze niepewne.

Kiedy warto założyć spółkę z o.o.?

Oczywiście istnieją sytuacje, w których zakładanie spółki od samego początku może być właśnie słuszną decyzją. Nie chciałabym demonizować spółki, chciałam pokazać, że ta spółka z o.o. nie zawsze i nie dla każdego jest dobrym rozwiązaniem, ale jeżeli planujesz duży projekt, masz kilku wspólników, potrzebujesz kapitału od inwestorów lub chcesz zbudować zespół spółka może być odpowiednim wyborem. Niemniej jednak warto starannie przeanalizować wszystkie aspekty przed podjęciem decyzji.

Przejdźmy zatem na drugą stronę, kiedy warto założyć spółkę z o.o.

Duży biznes.

Po pierwsze, kiedy mówimy o dużym biznesie, w którym jest duże ryzyko. Kiedy prowadzimy działalność gospodarczą, która zatrudnia wielu pracowników, kiedy prowadzimy działalność gospodarczą, która jest na narażona na ryzyka związane właśnie z tym przedmiotem działalności gospodarczej, na przykład roboty budowlane, gdzie może się wydarzyć, wypadek pracowniczy, gdzie zgłaszane później są ewentualnie roszczenia co do tego, że są jakieś wady. Tutaj trzeba się zastanowić, jakie my mamy ryzyko, bo jeżeli tych ryzyk jest dużo, wówczas nie warto brać na siebie tych ryzyk, tylko pomyśleć od razu o tym, żeby założyć spółkę i te ryzyka osadzić w tej spółce, zabezpieczając swój majątek osobisty.

Wysokie dochody.

Kiedy jeszcze warto? Kiedy nasze dochody, nasze przychody z działalności gospodarczej mogą być wysokie, mogą przekraczać milion złotych. Wówczas faktycznie celem uniknięcia podatku solidarnościowego w celu optymalizacji wyboru innych form opodatkowania. W ramach spółki z o.o. warto pomyśleć i przeanalizować sobie, która opcja będzie najbardziej opłacalna. Można oczywiście już w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej ją przekształcić albo zamknąć działalność i założyć spółkę. Nie ma obowiązku od początku podejmowania decyzji, czy to będzie jednoosobowa działalność gospodarcza, czy to będzie spółka. Pamiętajcie, że zawsze macie czas na zmianę.

Wspólnicy.

Kolejnym ważnym aspektem założenia spółki z o.o. i takim argumentem przemawiającym za tym, aby wybrać właśnie spółkę to jest sytuacja, w której macie wspólników. Jest kilka osób, które chciałyby właśnie na temat spółki porozmawiać, chciałyby zainwestować swoje środki. Chciałyby wspólnie rozwinąć dany biznes, przedsiębiorstwo mają projekt, koncept jak to ma wyglądać, mają klientów, pomysły na klientów, pomysły na produkty i chcą to zrobić wspólnie. Wówczas spółka będzie dobrym rozwiązaniem.

Na pewno nie będę rekomendować rozwiązania, które niestety często się zdarza u przedsiębiorców, w którym to jeden wspólnik zakłada jednoosobową działalność gospodarczą, a drugi wspólnik otrzymuje pełnomocnictwo. Wówczas pamiętajcie, że tak naprawdę ten wspólnik, który ma działalność gospodarczą, ponosi pełną odpowiedzialność, a ten drugi jest tylko pełnomocnikiem i odpowiedzialności nie ponosi. To wówczas rozkłada nam inaczej ciężar obowiązków i też często powoduje, że ci wspólnicy nie są tak samo zaangażowani, no bo mają inne ryzyka. W takich momentach warto ze wspólnikami usiąść i porozmawiać, czego oczekujemy my, czego oczekują wspólnicy, jak to poukładać w ramach tej współpracy, żeby każdy był zadowolony, każdy wiedział, jakie ma obowiązki, czego może się spodziewać i co się wydarzy, gdy po drodze podwinie nam się noga. To są elementy, które są istotne i uważam, że warto w przypadku wspólników faktycznie założyć spółkę z o.o.

Padają również pytania takie, czy jeżeli chce założyć spółkę jednoosobowo, to czy jest taka możliwość? Tak jest taka możliwość. W przypadku spółki jednoosobowej będzie trzeba opłacić zus, ponieważ jeżeli mamy jedynego wspólnika, to wówczas on płaci pełen zus od tego, że prowadzi spółkę.  Żeby ZUSu uniknąć, należy mieć przynajmniej 2 wspólników w spółce. Co więcej, w niektórych sytuacjach będzie wymóg formy aktu notarialnego. To jest jedynie taka różnica, więc nie zawsze musimy mieć wspólników, żeby móc prowadzić spółkę.

Kapitał od inwestorów.

Spółka jest też istotna w momencie, kiedy planujecie pozyskać kapitał od inwestorów na dalszy rozwój działalności. Jeżeli od początku uwzględnione jest to, że jest możliwa sprzedaż udziałów, że jest możliwość pozyskania kapitału i rozwoju danej spółki, wówczas tylko i wyłącznie spółka jest rozwiązaniem, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej nie będzie możliwości, żeby w taki sposób poprzez partycypację w udziałach w spółce kapitał mógł być wniesiony przez inwestorów. Z perspektywy inwestorów lepszym rozwiązaniem jest spółka, ponieważ oni mogą mieć większy wpływ na to, co się w niej dzieje. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nigdy nie będą mieli żadnych udziałów i nie są wówczas tak chętni do tego, aby inwestować.

Sprzedaż lub sukcesja.

Kolejnym elementem, który moim zdaniem ma duże znaczenie, jeżeli chodzi o wybór pomiędzy jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką z o.o., to jest to, czy planujecie tą spółkę w przyszłości sprzedać. Zdecydowanie łatwiej będzie sprzedać spółkę poprzez zbycie chociażby udziałów niż sprzedać jednoosobową działalność gospodarczą.

Co ważne, należy wziąć pod uwagę również to, czy chcecie spółkę przekazać na przykład spadkobiercom, czy chcecie przekazać swoim potomkom, jeżeli jest taka wola, żeby to przedsiębiorstwo było kontynuowane, przeniesione za życia, czy po śmierci na kogokolwiek innego? Wówczas spółka również będzie lepszym rozwiązaniem, ponieważ będzie można łatwo zadbać o tą kontynuację. Nie będzie również sytuacji, w której w przypadku śmierci jednoosobowego przedsiębiorcy tak naprawdę firma umiera. Mamy oczywiście zarząd sukcesyjny. Możemy tutaj przez jakiś czas kontynuować działalność, ale ostatecznie sam przedsiębiorca nie istnieje. W związku z tym ta działalność również przestaje w pewnym momencie istnieć. Nie ma takiej sytuacji w przypadku spółki z o.o. Tam, nawet jeżeli jeden ze wspólników umrze no to wówczas do spółki wstępują albo spadkobiercy, albo są inne rozwiązania na to, żeby te udziały przejąć. W każdym razie, ta spółka istnieje, ona nie ma blokady w tym, aby dalej funkcjonować, aby dalej prowadzić firmę. I to jest szczególnie ważne.

Jeżeli mamy faktycznie duży biznes, wielu pracowników, wiele umów w toku, bo taki paraliż w firmie może skończyć się dużą odpowiedzialnością dużymi karami, jeżeli nie będą wykonywane zobowiązania, więc spółka tutaj jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.

Wydaje mi się, że to wszystkie elementy, o których chciałam wam powiedzieć w kontekście tego, kiedy warto, a kiedy nie. Jeżeli macie swoje przemyślenia na ten temat, to podzielcie się nimi w komentarzach. Może ktoś inny jeszcze skorzysta? Może ktoś inny się zainspiruje? Możecie podzielić się swoimi przykładami albo powodami, dla których właśnie zdecydowaliście się na założenie spółki z o. o. albo ją rozważacie. Ja chętnie odpowiem na każdy komentarz.

Podsumowując, zakładanie spółki z o.o. na samym początku biznesu może być ryzykowne i kosztowne. Rozważcie dokładnie swoje cele, sytuacje finansową, zastanówcie się jakie są wasze potrzeby, zanim podejmiecie ostateczną decyzję. Warto także poznać się z innymi formami prowadzenia działalności. Takimi jak działalność nierejestrowana, jednoosobowa działalność gospodarcza, a także inne spółki. Ponieważ spółka z o. o. nie jest jedyną formą prowadzenia działalności, nie jest jedyną spółką prawa handlowego.

W drugim odcinku omówimy: jak zawrzeć umowę spółki, wybrać formę wzorca, którą zaoferował nam ustawodawca w systemie S 24, czy zawrzeć umowę u notariusza?

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA, aby mieć dostęp do dodatkowych materiałów dla spółek z o o.

Dziękuję za wysłuchanie dzisiejszego odcinka i zapraszam do dalszej podróży przez świat dobrej spółki za prawnego i praktycznego punktu widzenia.

Treści mają charakter edukacyjny i nie stanowią porady prawnej.

Planujesz założyć spółkę z o.o.?

Skorzystaj z konsultacji z prawnikiem za free!

Podoba Ci się ten artykuł? Podziel się nim!